7 pièges à éviter avec votre solution ERP PME

Dans la jungle des solutions ERP PME pour les négoces de matériaux de construction, les dirigeants ont parfois du mal à mener à bien un projet de déploiement logiciel. Pourtant, la transformation digitale n’a jamais été aussi nécessaire à la croissance des entreprises. Encore faut-il bien avoir conscience des subtilités des offres sur le marché : comparaison des éditeurs, décryptage des outils Saas, Cloud ou on-premise, multiplicité des options, coûts financiers et humains…

De votre relation avec l’intégrateur éditeur au panel de fonctionnalités du logiciel, voici un tour d’horizon des pièges à éviter lors du choix de votre solution ERP PME.

Quelles sont les principales difficultés rencontrées lors de la mise en place d’un ERP ?

Pour rappel, un ERP est un logiciel de gestion d’entreprise ou progiciel qui permet d’intégrer et de centraliser différents modules tels que la comptabilité, la gestion commerciale, la gestion des stocks, la planification des ressources, la gestion de projet, la gestion de la relation client CRM et bien d’autres encore. L’objectif d’un ERP est de fournir une base de données unique et une vision globale de l’entreprise, ce qui facilite la prise de décision et améliore l’efficacité opérationnelle.

Selon le dernier baromètre du négoce 2023, 42 % des dirigeants indiquent un manque de ressources internes dédiées à ces projets comme frein principal à la mise en place d’un ERP PME. Cette difficulté est directement suivie d’un manque de visibilité sur le retour sur investissement et d’un manque de budget à allouer au déploiement d’un nouvel outil. Ainsi, les considérations financières se placent au top des difficultés rencontrées par les négociants en matériaux de construction.

Au-delà de l’aspect financement, les entreprises ont tendance à laisser de côté l’indispensable conduite du changement au sein des équipes. Tout déploiement d’un nouvel outil, qui va profondément transformer les processus opérationnels, doit être couplé d’un accompagnement interne. Sans formation ni implication des utilisateurs finaux, difficile de laisser tout le potentiel de l’ERP PME s’exprimer.

Autrement dit, il est crucial de faire les choses dans l’ordre, sans aller trop vite. Nombre de dirigeants ont tendance à sous-estimer l’investissement matériel, humain et financier d’un projet ERP. Nos conseils : développez une méthodologie, penchez-vous sérieusement sur vos besoins et la planification, et respectez les étapes clés d’un projet de déploiement ERP.

Choisir votre solution ERP PME : les 7 pièges à éviter 

Choisir une solution non évolutive

Le risque : vous retrouver avec une solution figée qui ne pourra pas s’adapter à la dynamique de l’entreprise. Les besoins et les processus évoluent constamment, et il est essentiel d’avoir un ERP capable de suivre ces changements. Un ERP non évolutif peut limiter la croissance de l’entreprise en l’empêchant d’ajouter de nouvelles fonctionnalités ou de répondre aux nouveaux besoins du marché. 

De plus, cela peut entraîner des coûts supplémentaires, car l’entreprise devra peut-être investir dans une nouvelle solution modulaire et plus flexible, ou dans des développements spécifiques pour répondre à ses besoins.

Adopter un ERP PME complexe

Un outil trop complexe peut devenir un véritable défi pour vous comme pour vos collaborateurs. 

Si l’ERP est difficile à comprendre et à utiliser, cela peut entraîner des heures de formation supplémentaires, ce qui peut être coûteux et chronophage pour l’entreprise. Pire : si vos équipes ne parviennent pas à maîtriser l’ERP, la solution sera forcément sous-utilisée et donc ses performances sous-exploitées. Cela peut avoir un impact négatif sur l’efficacité opérationnelle et la productivité de votre négoce. 

Il est donc crucial de choisir un ERP adapté à la taille et aux besoins spécifiques de l’entreprise, en tenant compte du besoin d’une bonne expérience utilisateur pour garantir une adoption réussie et une utilisation optimale de la solution.

Viser un outil trop généraliste

Gestion des stocks, commandes clients, achats fournisseurs, gestion commerciale, livraisons, tarifs spécifiques… Dans le cas d’un négoce de matériaux, choisir un outil ERP trop généraliste peut être extrêmement risqué. 

Ces outils ne sont souvent pas conçus pour répondre aux enjeux complexes du secteur. En conséquence, vous pouvez vous retrouver avec une solution qui ne répond pas adéquatement à vos besoins métiers, ce qui peut entraîner des inefficacités opérationnelles et une perte de temps et d’argent. 

En choisissant une solution métier, vous gérez efficacement votre activité et maximisez sa rentabilité.

Choisir une solution non réglementaire

Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), Loi de Finance, normes de caisse, Responsabilité Élargie du Producteur (REP) dans le secteur du bâtiment… De nombreuses lois et normes régissent le secteur du négoce de matériaux. 

Si une entreprise ne dispose pas d’une solution ERP conforme à ces réglementations, elle s’expose à des risques juridiques et financiers importants. Les sanctions peuvent aller de lourdes amendes à des poursuites judiciaires, sans parler de la perte de confiance des clients et des partenaires commerciaux. 

Il est donc crucial de choisir un ERP qui intègre ces réglementations et qui permet de se conformer aux obligations légales spécifiques au négoce de matériaux. Cela garantira à l’entreprise une gestion en toute conformité et lui évitera des problèmes juridiques et financiers potentiellement désastreux.

Ne pas se pencher sur l’hébergement

Il est important de considérer le mode d’hébergement de votre solution ERP. Aujourd’hui, les outils ERP basés sur le cloud, tels que le modèle SaaS (Software-as-a-Service), ont la part belle, car ils offrent de nombreux avantages par rapport aux solutions hébergées en interne : 

• Accessibilité depuis n’importe où et à tout moment, ce qui facilite le travail à distance et la collaboration entre les équipes ; 
• Performance accrue grâce à la régularité des mises à jour, faites automatiquement par le fournisseur, ce qui garantit que l’entreprise dispose toujours de la dernière version du logiciel avec les fonctionnalités les plus récentes. 
• Sécurité renforcée, grâce à des protocoles de cryptage et de sauvegarde des données avancés.
• Réduction des coûts liés au développement, à la maintenance et à l’infrastructure informatique, car tout est géré par le fournisseur. 

Cela permet à l’entreprise de se concentrer sur son activité principale et d’allouer ses ressources de manière plus efficace. Cependant, il est également possible d’opter pour une solution ERP hébergée en interne si cela correspond mieux aux besoins et aux ressources de l’entreprise.

Ne pas veiller à la continuité de l’activité

Quand on parle de continuité de l’activité, il est crucial de ne pas négliger deux aspects :

• La migration des données : une solution ERP performante facilite cette transition en proposant des outils et des processus simplifiés pour importer les données existantes. Cela permet de minimiser les perturbations et de garantir une continuité fluide des opérations.
• La sécurité des données : vous devez vous assurer que l’outil dispose d’un plan de sauvegarde et de reprise solide, afin de protéger les données contre toute perte ou corruption. Les solutions ERP modernes intègrent généralement des fonctionnalités avancées de sauvegarde automatique et de reprise après sinistre, garantissant ainsi la sécurité et l’intégrité des données.

Ignorer les compétences de l’intégrateur

Dernier piège à éviter : négliger les compétences de l’intégrateur éditeur lors du déploiement de la solution ERP PME. 

Bien que le choix de l’outil soit primordial, il est tout aussi important de considérer l’expertise et la relation humaine dans la prestation. Faire appel à un intégrateur qui maîtrise à la fois son métier et le vôtre est essentiel pour définir correctement les besoins de votre négoce, choisir le modèle le plus adapté et assurer une mise en œuvre efficace et réussie. 

Vérifiez bien la durabilité de la solution proposée et la pérennité de l’éditeur avec lequel vous collaborez. N’hésitez pas à demander des références dans votre réseau professionnel, afin de vous assurer de la qualité du travail réalisé par l’intégrateur. Assurez-vous également qu’un bon niveau de support technique est offert pour résoudre rapidement les problèmes éventuels et garantir un suivi continu.

Pour éviter les pièges lors du choix de votre solution ERP PME, vous devez absolument prendre le temps d’établir des critères de choix pour votre négoce. Performance de l’outil, expertise de l’éditeur intégrateur, investissement financier, matériel et humain… Veillez à bien évaluer le spectre du projet et à vous faire accompagner de professionnels qui maîtrisent vos enjeux et les difficultés inhérentes à votre secteur d’activité.