Quel ERP choisir pour votre entreprise de négoce ?

L’ERP (Enterprise Resource Planning ou PGI pour Progiciel de Gestion Intégré en français) fait partie intégrante du bon fonctionnement et de la performance des entreprises. Achats, ventes, relation client (CRM), commandes, stocks, comptabilité… C’est un logiciel au cœur de la gestion d’entreprise, indispensable pour relever les nouveaux défis de la digitalisation auxquels font face les TPE, PME et négoces aujourd’hui. Mais les solutions se multiplient sur le marché et difficile d’y voir clair entre les différentes options qui s’offrent à vous. Mode SaaS ou cloud, logiciel ERP spécialisé ou généraliste… Voici toutes les clés pour bien choisir votre ERP pour votre magasin de négoce.

Changer d’ERP, ça implique quoi ?

Avant de vous pencher sur quel ERP choisir, il est important de bien comprendre ce qu’implique un changement de logiciel (on parle aussi de migration logicielle). Ce sujet est souvent source de stress pour les négociants et leurs collaborateurs : peur d’être confronté à des outils trop complexes, de perdre du temps dans la prise en main, de perdre des données de valeur pour l’entreprise, etc. 

Or, tout est affaire d’accompagnement pour éviter les écueils d’une migration d’ERP. La conduite du changement est essentielle pour mener à bien le projet, réduire les rejets et les coûts (en temps et économiques), et favoriser une intégration complète des nouveaux process numériques. L’humain doit être au cœur de cette migration puisque vos collaborateurs sont les utilisateurs de la nouvelle solution et y sont confrontés directement, tous les jours.

ERP mode SaaS ou ERP Cloud ?

Pour savoir quel ERP choisir, il faut d’abord décrypter les différentes solutions présentes sur le marché, à commencer par la différence majeure entre un ERP on-premise et un ERP fonctionnant sur le cloud. Souvent loué, l’ERP on-premise est un outil installé sur vos ordinateurs ou sur votre serveur d’entreprise. Solution plutôt figée et coûteuse, elle nécessite d’intégrer une maintenance informatique en interne, pour assurer le bon fonctionnement logiciel (maintenance serveur, sécurité des données, correctifs logiciels hardware…).

L’ERP mode SaaS (Software as a Service) fait partie des ERP Cloud. C’est un logiciel de gestion qui est hébergé sur le cloud et qui est fourni sous forme de service. Pour les entreprises, cela signifie qu’elles n’ont pas besoin d’installer la solution sur leurs postes de travail ni de la gérer sur leurs propres serveurs. Elles peuvent tout simplement y accéder via un navigateur Internet moyennant un abonnement mensuel ou annuel. Les données qui transitent dans le logiciel sont stockées sur des serveurs distants et accessibles à partir de n’importe quel appareil connecté à Internet (ordinateur, tablette, smartphone…) au service d’une plus grande mobilité dans et hors du négoce. L’ERP mode SaaS permet d’éviter les coûts générés par l’installation d’un ERP on-premise et les coûts liés à l’infrastructure matérielle. Les mises à jour et évolutions logicielles sont gérées par le fournisseur ou l’éditeur, ce qui vous permet de rester concentré sur votre activité.

L’ERP cloud est similaire à un ERP SaaS, à la différence qu’il fonctionne sur un hébergement privé ou public, afin de donner plus de personnalisation et plus de contrôle aux négoces sur leur système ERP. Si les données sont stockées de la même manière, elles sont hébergées sur des serveurs privés pour plus de sécurité et de confidentialité. L’ERP cloud s’inscrit en réalité dans le prolongement des ERP mode SaaS, en proposant des services externalisés pour plus de flexibilité dans l’entreprise. C’est tout l’intérêt d’un logiciel dit « ouvert » ou « interopérable » : un accès large à un catalogue de solutions et de briques applicatives (par exemple l’offre AWS), qui viennent s’ajouter aisément à votre fonctionnement, sans nécessiter de développements logiciels supplémentaires.

ERP spécialisé ou ERP généraliste ?

La réflexion sur quel ERP choisir pour votre négoce intègre aussi bien un benchmark des solutions disponibles sur le marché qu’une comparaison des éditeurs qui les fournissent. D’où la question d’un outil généraliste ou spécialisé.

Par ERP généraliste, on entend une solution logicielle dite « standardisée », qui répond aux besoins de base d’une entreprise, quel que soit son secteur d’activité. Les éditeurs Microsoft ou encore Sage par exemple proposent ce type d’outils généralistes, rassurants pour les utilisateurs et efficaces pour la gestion globale d’une structure.

À l’inverse, l’ERP spécialisé, ou ERP métier, a été conçu dans son intégralité pour votre métier de négociant et en fonction de votre secteur d’activité et de ses spécificités. Il dispose donc d’avantages de taille : 

L’ERP métier (ou PGI – progiciel de gestion intégré) répond ainsi entièrement aux besoins du négoce sans alourdir les process : un éditeur généraliste aura lui tendance à ajouter une surcouche métier qui peut ralentir les manipulations par les utilisateurs. La solution s’adapte complètement à l’activité et aux usages des collaborateurs.

Un ERP métier est souvent conçu par un éditeur expert de votre secteur d’activité. Il est ainsi familier de vos enjeux et des évolutions qui touchent votre marché. Il peut sans cesse faire évoluer sa solution pour vous en faire bénéficier, sans surcoût.

Les fonctionnalités indispensables

Facturation, gestion des stocks, gestion commerciale… L’ERP est une solution modulaire qui doit permettre l’intégration totale des données de l’entreprise, dans une base de données unique, pour profiter d’une vision d’ensemble en temps réel sur l’activité du négoce. Pour aller au bout de vos objectifs de performance, il est important de choisir un outil qui offre une couverture fonctionnelle complète dans l’automatisation des processus opérationnels.

Pour votre négoce, cherchez notamment les fonctionnalités suivantes : 

• Gestion de l’ensemble de la chaîne logistique : gestion des achats, stocks, ventes…
• Gestion de la relation client (CRM) et pilotage commercial
• Référentiel catalogue articles (PIM)
• Mobilité dans le dépôt et commerciale
• Gestion de multiples canaux de vente (magasin, e-commerce…)
• Comptabilité intégrée

En négoce de matériaux de construction : 

• Gestion de la contremarque
• Préconisation de commandes et réassort automatique
• Gestion des BFA
• Gestion des nomenclatures
• Dimensions variables
• Conversion des unités
• Dérogations tarifaires
• Gestion des conditions tarifaires
• Gestion des emplacements
• Intégration et mise à jour automatique des catalogues fournisseurs
• Automatisation de la préparation de commandes
• Gestion de la DEEE
• Gestion des réglementations inhérentes au métier (ex. : gestion de la REP)