Logiciel de gestion commerciale : 9 critères de choix pour le négoce

Édition de documents commerciaux, suivi des stocks, communication clients, gestion comptable… La gestion commerciale implique l’utilisation d’un ensemble d’outils indispensables pour traiter tous les processus liés aux achats et ventes, à la gestion des produits et fournisseurs, et à l’optimisation de la relation client. Avant de vous lancer dans le choix d’une solution ERP, il est essentiel de vous fonder sur des critères qui correspondent à vos besoins, à votre secteur d’activité et à vos enjeux.

Qu’est-ce que la gestion commerciale ? Quels en sont les bénéfices et pourquoi utiliser un logiciel de gestion commerciale ? Voici 9 critères à prendre en compte pour bien choisir et ne pas se tromper de solution

Qu’est-ce que la gestion commerciale ?

La gestion commerciale englobe l’ensemble des étapes de la chaîne commerciale, depuis la prospection jusqu’à la vente et à la facturation des produits et services à vos clients. Elle comprend tous les outils et méthodes utilisés pour optimiser les relations commerciales et la gestion des cycles de vente.

Une gestion commerciale efficace permet de piloter : 

• l’organisation de votre force commerciale, les interactions avec les acheteurs et les prospects, 
• mais aussi la gestion des fournisseurs, des bases articles (catalogue produits), des tarifs et conditions tarifaires,
• et bien sûr, le suivi des ventes et des stocks. 

En ayant accès à ces informations, votre négoce de matériaux peut anticiper ses actions commerciales et optimiser son fonctionnement.

Quel est l’objectif d’un logiciel de gestion commerciale ?

Nombreuses sont les entreprises qui utilisent des tableurs Excel pour leur gestion commerciale, se limitant à un suivi sur des tableaux de bord assez statiques et l’édition de documents commerciaux basiques (factures). L’outil Excel est souvent préinstallé sur les postes de travail et permet de créer des modèles rapidement. Mais gardez bien à l’esprit que ces documents restent isolés les uns par rapport aux autres et ne permettent pas d’avoir une vision d’ensemble de l’activité commerciale. Difficile ainsi de rechercher toutes les factures d’un client, de gérer des échéances ou d’identifier des impayés.

À l’ère de la digitalisation des points de vente, le logiciel de gestion commerciale devient un allié clé pour gagner en productivité et adapter votre activité aux évolutions du marché. Il est un outil central pour informatiser les processus de votre entreprise, au service de la performance, de la fidélisation des consommateurs et de l’expérience client. Il remplit 4 objectifs principaux.

Centraliser les informations

Le logiciel de gestion commerciale permet la centralisation des informations qui transitent dans le négoce de matériaux. Il favorise ainsi une vision à 360°, en temps réel et en un seul coup d’œil. Le négoce peut ainsi identifier ses acheteurs et prospects, les répertorier, puis établir des propositions commerciales à partir des données articles et fournisseurs, et consigner les ventes via des bons de commandes, de livraison et des factures.

Rationaliser les processus

Moins d’erreurs et de doublons, plus d’agilité dans les actions quotidiennes… Le logiciel de gestion commerciale est au service de l’automatisation et de la rationalisation de l’ensemble des processus commerciaux :

• Création et édition de documents commerciaux, y compris de contrats
• Suivi des clients dans les tunnels de conversion
• Facilitation des rapprochements bancaires
• Mise en place d’alertes et de relances automatiques
• Vision sur les stratégies et objectifs commerciaux, par collaborateur, par période, par magasin, par type de produits…

Fluidifier la circulation des informations 

Une gestion commerciale optimisée dépend aussi du partage des datas clés à travers l’ensemble des services concernés. En opérant sur un même niveau d’informations, vos collaborateurs ont une meilleure communication, peuvent traiter plus rapidement les demandes consommateurs, gagnent du temps sur leurs différentes tâches, le tout pour une plus grande performance.

Sécuriser les données

Le logiciel de gestion commerciale est également un allié de taille pour sécuriser vos données clés d’entreprise. Clients, fournisseurs, articles, ventes… Toute cette data est le pilier du fonctionnement de votre négoce. Un logiciel performant et sécurisé vous permet d’éviter les risques de perte de data et de vous prémunir de la malveillance informatique ou d’éventuelles défaillances techniques, pour gagner en sérénité au quotidien.

Comment bien choisir son logiciel de gestion commerciale ?

Avant le déploiement de votre ERP, voici 9 critères de choix à prendre en compte pour bien choisir votre logiciel de gestion commerciale : 

1. Un environnement modulaire complet

Premier critère évident : votre futur logiciel de gestion commerciale doit vous permettre de gérer et d’optimiser l’ensemble de la chaîne commerciale de votre négoce de matériaux. Il doit donc intégrer ces 4 modules indispensables : 

• La gestion des produits et services de votre négoce, intégrant le pilotage de la tarification
• La gestion des clients et des encours
• La gestion des fournisseurs et des stocks
• La gestion des ventes

2. Un écosystème ouvert

En plus des 4 environnements cités au point précédent, la comptabilité fait partie intégrante d’une bonne gestion commerciale. C’est pourquoi votre ERP doit vous permettre de faire des liens entre vos différents services et/ou modules. En misant sur un écosystème informatique « ouvert » et capable de s’interconnecter à tous vos outils : gestion de la comptabilité, logiciels externes d’édition de devis et de facturation… Vous gagnez du temps et bénéficiez de solutions expertes et spécialisées dans vos différents enjeux. 

3. Une solution métier

En constante évolution, le secteur du négoce de matériaux connaît des mutations qui impactent directement les acteurs de ce marché au quotidien : fluctuation des prix, difficultés d’approvisionnement, réglementations (gestion de la REP bâtiment par exemple). En vous reposant sur un logiciel de gestion commerciale métier, vous profitez ainsi d’une solution adaptée à votre secteur d’activité et capable de vous aider à relever ses défis spécifiques. Assurez-vous que votre futur outil intègre les fonctionnalités ERP indispensables au négoce de matériaux !

4. Un logiciel évolutif

En plus du panel fonctionnel adapté à votre métier, vous devez miser sur un logiciel personnalisable, avec des briques au choix en fonction de la taille et des besoins de votre négoce. Les logiciels mode SaaS sont des outils évolutifs, capables de s’adapter en permanence à vos besoins et aux changements du marché, avec des mises à jour rapides de votre système d’information. Lorsque vous vous apprêtez à choisir votre ERP, prenez en compte cet avantage de taille des solutions SaaS, plus agiles et souvent moins onéreuses.

5. L’indispensable CRM

La fidélisation des clients est un enjeu crucial pour toute entreprise et elle dépend directement de votre façon de communiquer avec eux. C’est là qu’intervient la notion de CRM (Customer Relationship Management) qui permet de gérer la relation client efficacement. Un logiciel de gestion commerciale doté d’une brique CRM centralise l’ensemble de la data client (coordonnées, historiques d’achats, préférences…) et offre de nombreuses fonctionnalités pour améliorer la communication : opérations de phoning et de mailing, notifications push par SMS ou via une application… Vous pouvez cibler vos clients en fonction de leurs dernières commandes, de leur secteur d’activité, en leur proposant des promotions personnalisées.

6. La mobilité

Vos commerciaux sont des habitués des smartphones ou tablettes comme outils de travail : ils leur sont même indispensables pour la vente sur le terrain ou en libre-service. C’est pourquoi vous devez choisir un logiciel de gestion commerciale qui permet un accès distant et sécurisé aux données de votre négoce (suivi des stocks, encours clients, état des commandes…). 

Véritable accélérateur de vente, la mobilité est un avantage clé pour : 

• garantir la disponibilité des produits,
• suivre l’activité en temps réel,
• et apporter une réponse en temps réel aux clients aussi bien dans le libre-service que sur le terrain.

7. L’aide à la prise de décision

Pour piloter la gestion commerciale, vous avez également besoin de fonctionnalités d’analyse et d’aide à la prise de décisions. Votre logiciel de gestion commerciale doit intégrer des indicateurs de performance pertinents et accessibles facilement. Vous accédez ainsi à des enseignements riches et lisibles, indispensables pour affiner vos stratégies d’entreprise.

8. L’ergonomie

Le logiciel de gestion commerciale est au final au service de l’expérience client. Mais c’est bien l’expérience utilisateur de vos collaborateurs sur votre système d’information qui conditionne la réussite de l’implémentation de cette solution. Il est crucial de choisir un outil ergonomique, facile à prendre en main et qui nécessite peu de formation en faveur d’une équipe opérationnelle rapidement.

9. La reprise de l’existant

L’importance de votre data d’entreprise n’est plus à prouver et c’est une phase clé dans la mise en place d’un nouvel outil de gestion commerciale. Assurez vous de choisir un logiciel qui facilite la reprise des informations commerciales et de vos processus existants. Vous partez ainsi sur des bases saines, sans interruption de l’activité et sans perte de données.