Réforme de la Facturation Électronique 2026 : Le guide complet pour les clients Onaya
La Réforme de la Facturation Électronique (RFE) est bien plus qu’une simple contrainte légale : c’est une étape majeure de la transformation numérique de votre entreprise. Chez Orisha Construction, nous avons anticipé ces changements pour que vos solutions Onaya soient prêtes à transformer cette obligation en levier de performance.
1. Le cadre légal : Qui, quand et comment ?
L’administration fiscale impose un calendrier de déploiement progressif. Il est essentiel de distinguer l’obligation de réception (recevoir les factures de vos fournisseurs) et l’obligation d’émission (envoyer vos factures à vos clients).
Calendrier de mise en œuvre et seuils officiels
Votre catégorie d’entreprise s’apprécie au 1er janvier 2025, sur la base de votre dernier exercice clos.
Le conseil Onaya : Même si votre obligation d’émission n’est fixée qu’à 2027, vos grands fournisseurs (énergie, télécoms, etc.) vous enverront des factures électroniques dès 2026. Anticiper vos flux sortants dès le départ vous permettra d’uniformiser vos processus immédiatement.
2. Comprendre la RFE et ses enjeux
Fini le simple PDF envoyé par email. La réforme repose sur l’échange de données structurées via des plateformes sécurisées pour permettre une automatisation totale avec l’administration fiscale.
Les trois piliers de la conformité
- Les Formats imposés : Vos solutions devront traiter l’un des trois formats standards : UBL, CII et surtout le format hybride Factur-X (un PDF contenant un fichier XML).
- Le KYB (Know Your Business) : C’est votre « passeport numérique ». Les plateformes ont l’obligation de vérifier l’existence légale de votre entreprise (Kbis, bénéficiaires effectifs) avant de vous ouvrir l’accès au réseau sécurisé.
- La PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire) : Un tiers de confiance immatriculé par l’État qui agit comme un centre de tri intelligent pour gérer la complexité des flux du bâtiment comme les situations de travaux ou les retenues de garantie.
Pourquoi est-ce une opportunité ?
- Productivité : Suppression des saisies manuelles grâce à l’intégration automatique dans votre ERP BTP.
- Traçabilité : Suivi en temps réel du statut de la facture : déposée, approuvée, mise en paiement.
- Sécurité : Réduction drastique de la fraude au virement grâce à la certification des IBAN via le protocole KYB.
3. L’accompagnement Onaya : Une solution globale
Que vous utilisiez nos modules de gestion, d’étude de prix ou de comptabilité, la gamme Onaya évolue pour intégrer nativement les protocoles de sécurité.
Nos partenaires de confiance
Pour vous garantir une interopérabilité totale, nous avons retenu deux acteurs majeurs :
- QUADIENT : Notre partenaire de référence retenu pour l’ensemble des solutions Onaya (Onaya BTP et Onaya Négoce). Il assure une intégration native idéale pour la gestion des workflows de validation.
- @GP : Solution historique spécifiquement dédiée à nos clients Onaya Négoce. Ce choix répond aussi au référencement de cet acteur par certains groupements du secteur tels que Gedimat, CMEM.
4. Votre calendrier de déploiement en 4 étapes
- Diagnostic (Dès maintenant) : Lancez un audit de qualité de vos données ERP (SIREN, SIRET, TVA intracommunautaire à jour).
- Choix et Paramétrage : Mettez à jour vos fiches articles (distinction entre Livraison de Biens et Prestation de Services) et sélectionnez votre offre PDP.
- Mise en conformité : Préparez vos documents KYB (Kbis récent) pour valider vos accès et éviter toute paralysie de votre gestion en 2026.
- Go-Live (Printemps/Été 2026) : Formation de vos équipes et bascule opérationnelle.
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FAQ : Les réponses à vos questions métiers
La solution fonctionne-t-elle si nous ne sommes pas en mode SaaS ?
Oui. Onaya et ses connecteurs sont compatibles avec les installations locales (On-premise) comme avec le mode SaaS.
Actuellement, nous utilisons Chorus Pro. Faudra-t-il continuer manuellement ?
Non. Votre plateforme (Quadient ou @GP) gérera automatiquement l’aiguillage vers Chorus Pro pour vos factures vers le secteur public.
Quelles pièces comptables sont concernées ?
Toutes ! La facturation électronique englobe les situations de chantier, DGD, factures, avoirs et acomptes sur situations.
Est-ce que le volume de factures inclut les marchés publics et privés ?
Oui, votre dimensionnement doit prendre en compte l’intégralité de vos factures sortantes (E-invoicing pour le B2B et E-reporting pour le B2C/International).
Pouvons-nous mettre en place un workflow de validation personnalisé ?
Oui, les solutions référencées par Orisha Construction permettent notamment de créer des circuits de validation sur mesure pour la réception des factures avant intégration.
Comment cela se passe-t-il pour la co-traitance ?
C’est un cas d’usage spécifique que nous avons anticipé. Onaya et les plateformes partenaires assurent la gestion du dépôt de ces factures, même en configuration de groupement.
Quels sont les champs obligatoires pour l'identification ?
Pour l’émission, le SIREN (identification juridique) et le SIRET (identification de l’établissement) sont indispensables pour la conformité du flux.
