Obsolète ou plus adapté : 5 signes qui vous montrent qu’il est peut-être temps de changer d’ERP !

L’ERP est un outil de gestion qu’on ne change pas tous les ans, bien au contraire. En effet, lorsqu’un dirigeant fait le choix de mettre en place un ERP, celui-ci accompagne l’entreprise durant un certain nombre d’années. Il n’est pas rare qu’une entreprise conserve son logiciel de gestion plus de 10 ans. Attention cependant à ne pas s’endormir sur ses lauriers, un ERP doit évoluer tant sur le plan fonctionnel, technique que réglementaire, sans quoi il devient vite obsolète.

Tout dirigeant qui se lance dans la numérisation de son entreprise doit s’inquiéter de l’utilité, de l’intuitivité et de la pérennité de l’outil qu’il met à disposition de ses équipes. Focus sur 5 signaux qui vous indiquent que votre ERP/logiciel de gestion est en voie d’obsolescence ou plus adapté à votre métier.

1. Votre logiciel de gestion est en retard… Et vous retarde !

Logiciel contre-productif

L’absence de certaines fonctionnalités propres à votre métier peut alourdir votre organisation. Votre ERP, qui est censé être un atout pour votre entreprise, peut vous empêcher d’être productif et efficace. Il est donc important que les processus métiers soient le plus fluides et le plus efficaces possibles. De plus, certains ERP ne sont pas en capacité de gérer un gros volume de données, ce qui peut considérablement ralentir l’utilisation du logiciel, il est primordial de prendre en compte ce facteur lors du choix de l’outil, notamment quand la volumétrie de la base de données est conséquente.

Manque de fiabilité de l’information

Une base de données mal structurée, obsolète et pas centralisée peut vite devenir le point noir d’un ERP. En effet, le temps passé à rechercher la bonne information et à en vérifier l’exactitude peut vite devenir chronophage. Il est important de disposer d’une structure des données adaptée à votre organisation et de permettre la mise à disposition des informations à l’ensemble du personnel concerné. Il faut également tenir compte des outils d’aide à la mise à jour automatique des données produits. Cela fait gagner un temps précieux dans la mise à jour de la base et en assure la qualité.

Manque de visibilité sur l’activité de l’entreprise

Votre ERP doit vous permettre de mesurer de manière précise l’ensemble de votre activité. Cela passe par des indicateurs chiffrés et des tableaux de bord intégrés. Indicateurs, qui vous permettront d’avoir une vision 360° et prendre des décisions rapidement. Un outil de Business Intelligence intégré à l’ERP permet au dirigeant d’avoir un œil sur l’ensemble de son activité, de prendre des mesures efficaces et de suivre l’activité de l’entreprise en temps réel.

2. L’absence de mise à jour de l’éditeur 

Autre signe que vous devez changer votre logiciel de gestion très rapidement : l’absence de mise à jour de la part de votre éditeur. Celle-ci signifie que votre éditeur n’est plus en phase avec les enjeux de votre métier. Qui plus est, le manque de nouvelles fonctionnalités ne vous permet pas d’évoluer avec votre métier. Vous risquez de travailler avec un outil vieillissant, vous ralentissant au quotidien. Ce qui peut avoir un impact direct sur la relation avec vos clients et vos fournisseurs. Cette absence de mise à jour peut, en conséquence, ralentir la productivité de votre entreprise.

3. L’outil n’est pas conforme aux réglementations en vigueur 

Un progiciel de gestion doit intégrer de nouvelles fonctionnalités, mais aussi répondre à la réglementation en vigueur (réglementation fiscale, comptable, RGPD, …). L’un des derniers exemples en date : la loi Finance annonce de nouvelles obligations légales pour toutes les entreprises assujettis à la TVA d’ici 2025. En effet, toute entreprise doit assurer la dématérialisation des factures d’ici 2023, au plus tard pour début 2025. En France, cela représente entre de 2 à 3 milliards de factures qui devront être dématérialisées d’ici 2025. Une nouvelle étape vers la numérisation des entreprises, qui doit être facilitée par votre ERP.

4. Vous sollicitez continuellement votre intégrateur 

Lorsque vous commencez à solliciter très régulièrement votre éditeur ou votre intégrateur pour la création de nouvelles fonctionnalités propres à votre métier, cela signifie sans doute que votre ERP n’est plus adapté. L’entreprise qui grandit voit ses besoins en informatique évoluer aussi, attention à ce que les demandes d’évolutions logicielles ne viennent pas trop impacter le résultat de l’entreprise. En effet, l’enveloppe peut peser lourd au final, d’autant que ces évolutions devront être maintenues et cela a un coût. Il est donc important à ce stade de se poser la bonne question : Y a-t-il un ERP plus adapté à mon activité sur le marché ?

5. Un logiciel qui n’est pas sécurisé 

À l’ère des CryptoLockers et autres virus de plus en plus coriaces, votre éditeur ou intégrateur doit être en mesure de vous proposer une solution d’hébergement externalisée de type Cloud privé. De cette manière vos données sont sécurisées, cryptées et stockées sur un Cloud professionnel sécurisé et surveillé 24h/24 et 7j/7. En outre, vos données sont sauvegardées automatiquement. Au-delà de la sécurité inhérente à l’infrastructure matérielle, l’ERP doit être capable de gérer les droits utilisateurs de la façon la plus fine qui soit afin de sécuriser l’accès à certaines informations confidentielles. Il doit également être sécurisé sur le plan de la facturation, la comptabilité et la gestion de l’encours, points sensibles dans l’organisation d’une entreprise.

6. Bonus : ouvert et omnicanal ?

Chaque métier comprend, à lui seul, plusieurs métiers, ce qui implique souvent la présence de plusieurs logiciels au sein d’une même entreprise. Il est donc important de s’assurer que l’ERP est capable d’interagir avec les autres logiciels en présence afin de limiter la re-saisie d’information, source d’erreur et de perte de temps. Cette interconnexion assure des processus fluides et des gains de productivité.

Par ailleurs, à l’ère du digital, l’ERP se doit aussi d’être mobile et omnicanal. L’entreprise dépasse le simple lieu physique, et se retrouve sur le terrain, chez les clients, sur le web, … Il est important qu’il soit accessible de partout et ce de manière sécurisée.

Article rédigé FÉV 2, 2022