4 bonnes raisons de mettre en place un outil de mobilité pour gérer son dépôt

Votre entrepôt est le point névralgique de votre négoce. C’est le lieu où se croisent les informations clients et fournisseurs. C’est là que l’ensemble de l’activité de votre entreprise se matérialise. Stockage, livraison, enlèvement, inventaire, drive, … Beaucoup de négoces de matériaux gèrent encore toutes ces tâches manuellement, malheureusement ce n’est pas sans conséquence. Orisha Construction, ex  DL Négoce vous donne 4 bonnes raisons de mettre en place un outil de mobilité pour gérer votre dépôt !

Rappel de ce qu’est un outil de mobilité pour gérer son dépôt

Avant de nous plonger dans les différents avantages d’une solution ERP ou d’un outil de mobilité dépôt, qu’entend-on par outil de mobilité ? 

Un outil de mobilité est un logiciel connecté à votre logiciel de gestion (ERP), dédié et conçu pour les opérations inhérentes à la gestion du dépôt, il vous permet de gérer de manière totalement informatisée : vos inventaires, l’étiquetage de vos produits, vos commandes fournisseurs, la réception de vos marchandises, et la préparation de commandes. La plupart du temps installé sur un appareil mobile de type terminal portable, il concentre l’ensemble des informations nécessaires aux magasiniers, inventoristes et préparateurs. 

1. Des équipes plus rapides et productives

Un outil de mobilité pour gérer son dépôt présente un premier grand avantage : il fait gagner un temps précieux. En effet, de nombreux professionnels du négoce perçoivent une réelle plus-value avant/après. L’ensemble des tâches autrefois réalisées manuellement sont informatisées et automatisées.

L’inventaire peut être réalisé au fil de l’eau durant l’année (inventaire tournant), plutôt qu’une seule fois en fin d’année. Le temps gagné sur les inventaires est d’environ 30% selon nos clients négociants, utilisateurs d’une solution de mobilité pour gérer leur dépôt.

L’inventaire de fin d’année devient nettement moins impactant pour l’organisation de l’entreprise et nécessite nettement moins de main d’œuvre.

Au-delà de l’inventaire, toutes les tâches inhérentes à la préparation de commandes, à l’approvisionnement et à la réception sont elles aussi informatisées et automatisées. En effet, l’application mobile concentre toutes les informations nécessaires, terminé le papier, le personnel du dépôt est totalement autonome et les sources d’erreur très limitées. Vos magasiniers, préparateurs et inventoristes accèdent en temps réel aux informations de ventes, d’achat et de stocks. Aussitôt la commande enregistrée, le magasinier reçoit l’ensemble des informations sur son terminal mobile et peut la traiter sans attendre. L’ensemble des produits de la commande est scanné et la commande fin prête à être livrée ou enlevée par le client.

Idem pour ce qui est de la réception de marchandise, celle-ci est scannée avec le terminal dès réception dans l’entrepôt. Le magasinier, sait déjà si cette marchandise est destinée au stock ou pour un client en attente d’être livré. Il peut directement traiter la réception et préparer la commande ou la mettre en stock si c’est une commande destinée au stock. L’étiquetage est aussi facilité, pour plus de fiabilité. En effet, appareil en main, l’étiquette est imprimée de manière instantanée, pour un étiquetage assuré sans erreur. 

Vous avez accès à votre logiciel à tout moment pour corriger un code-barre, en créer un nouveau, … C’est un avantage à ne pas négliger, quand on sait qu’une écriture mal lue ou une erreur de saisie peut fausser toutes vos données. La saisie manuelle/papier est désormais derrière vous ! L’outil de mobilité limite les allers/retours de vos produits du dépôt à la logistique. Vous savez exactement où en sont vos stocks, vos commandes et vos réceptions

2. Des processus encadrés 

La mise en place d’un outil de mobilité dépôt est structurante pour l’organisation. Au-delà du gain de temps et de l’automatisation des tâches, la mise en place d’un tel outil est souvent là pour répondre à une ou plusieurs problématiques :

• Erreurs dans la re saisie des informations
• Erreurs de commandes
• Problème d’étiquetage
• Perte de temps à rechercher l’information
• Problème de justesse des entrées en stock
• Service client dégradé lié au problème de stock ou erreur sur les commandes
• Difficulté à localiser la marchandise
• Erreurs de prix trop fréquentes
• Sur stockage
• Rupture de stock
• Manque de fluidité dans le cadre de cession de marchandise entre dépôt
• Personnel pas autonome souvent dû à un turnover fréquent
• Besoin d’un outil d’aide à la vente

En effet, l’implémentation d’un logiciel est souvent l’occasion de revoir les processus ou d’en mettre en place. L’outil de mobilité dépôt vient structurer les opérations et optimiser la gestion du dépôt de manière générale.

Exemples d’opérations optimisées grâce à un outil de mobilité dépôt :

• Gestion des saisies des bons par scanne des produits,
• Mise en place d’un dispositif de vente accompagnée pour faciliter la vente additionnelle (Génération des bons de livraison à partir des terminaux)
• Optimisation de la réception : Lors de la réception de commandes fournisseur, une alerte est envoyée au magasinier en temps réel et lui indique si les produits réceptionnés sont liés à une commande client, évitant ainsi les recherches fastidieuses.
• Mise en place de la localisation de la marchandise pour faciliter le travail du préparateur de commandes.

Bien sûr, votre prestataire est là pour vous accompagner dans la mise en place d’un tel outil. Audit de processus, préconisations, installation et formation de vos utilisateurs peuvent être gérés par votre éditeur.

3. Un service client amélioré

Avec un logiciel de mobilité au sein de votre dépôt, vous certifiez un service client de meilleure qualité. Les opérations sont centralisées dans l’ERP en temps réel, ce qui permet un accès direct à l’information pour un traitement plus rapide des demandes des clients. Le vendeur comptoir n’est plus obligé de solliciter le personnel du dépôt pour avoir des informations. Il se concentre sur l’accompagnement de son client et sa vraie valeur ; le conseil.

Les outils de mobilité au sein de votre dépôt proposent souvent une solution de vente accompagnée. Cela permet de scanner les articles sélectionnés avec le client (dans la cour et le libre service) et de générer directement le bon de livraison associé directement à partir du terminal, en temps réel.

4. Un outil intuitif pour une prise en main rapide

 L’outil de mobilité dépôt se doit d’être intuitif et performant. Grâce à une interface d’utilisation simple, vous n’avez besoin de rien si ce n’est que d’un réseau wifi ! Votre personnel est en mesure de répondre aux demandes des fournisseurs et clients, sans connaître l’ensemble de vos gammes de produits. Les longues heures de formation liées au turnover du personnel sont derrière vous !

Article rédigé SEP 14, 2021