Inventaires de stock : comment faciliter une bonne gestion

Exercice obligatoire annuel, l’inventaire de stock est à la base d’une bonne gestion produits au sein d’un négoce. Grâce à des solutions rigoureuses et rapides, il permet de fiabiliser le stock d’une entreprise et participe à maximiser la rentabilité de l’activité.

Comment définir un inventaire de stock et quels sont ses avantages ? Quelles sont les clés d’une bonne gestion d’inventaire de stock au sein d’un négoce ? Découvrez le B.A.-BA dans cet article.

Qu’est-ce qu’un inventaire de stock ? 

Dans le cadre d’un négoce de matériaux de construction, un inventaire de stock est une opération qui consiste à recenser et à évaluer l’ensemble des produits et des matériaux disponibles dans l’entrepôt ou le magasin. Il peut être effectué manuellement avec un comptage physique de chaque produit en entrepôt ou bien à l’aide de systèmes automatisés comme des lecteurs de code-barres. Cela permet de connaître précisément les quantités, les références et les valeurs des articles, pour vérifier la cohérence entre le stock théorique et le stock réel d’une entreprise. 

Comment ça marche ?

Il y a 4 types d’inventaires : 

• L’inventaire annuel, effectué une fois par an à la clôture comptable ;
• L’inventaire périodique, généralement réalisé en fin d’année ou à intervalles réguliers pour comptabiliser toutes les références stockées ;
• L’inventaire tournant, qui consiste en des comptages réguliers durant l’année sur certains produits en stock ;
• L’inventaire permanent, qui comptabilise chaque entrée et sortie d’article pour un suivi en temps réel du stock disponible.

Une fois l’inventaire réalisé, quelle que soit la méthode, les informations récoltées sont utilisées pour mettre à jour le système de gestion des stocks, ajuster les commandes fournisseurs ou la production, et prendre des décisions stratégiques en matière d’approvisionnement au sein des entreprises.

Les avantages de l’inventaire de stock

L’inventaire de stock impacte l’intégralité de la chaîne logistique : il est une étape essentielle pour gérer efficacement les approvisionnements ou la production en interne, optimiser la gestion des stocks et garantir la disponibilité des produits pour les clients. 

• Il permet de détecter d’éventuelles erreurs de comptage des marchandises, de vérifier la conformité entre les données informatiques et la réalité physique du stock, et d’identifier les écarts éventuels. La prévention des erreurs de gestion de stock entraîne ainsi une importante réduction des coûts opérationnels et une amélioration des marges du négoce.
• La bonne gestion d’inventaire de stock permet d’offrir un meilleur service client : les bons produits sont disponibles au bon moment au bon endroit, et les clients bénéficient de la remontée des informations (suivi sur l’état d’une commande, notification de réception et livraison…).
• L’inventaire de stock est aussi ce qui permet d’avoir une visibilité globale sur l’état des stocks. On parle à la fois de valeur comptable mais aussi de suivi sur les cycles de stockage (notamment la rotation des stocks qui permet de répertorier les marchandises en stock et celles en rupture).

Gestion d’inventaire de stock : les enjeux dans le négoce 

Prendre en compte la gestion des achats

De nombreuses variables affectent la gestion de stock et l’inventaire, à commencer par la gestion des achats. En anticipant les besoins des clients et en passant des commandes fournisseurs en fonction de la demande, l’entreprise évite les coûts liés au surstockage ou aux retards de livraison. Une gestion efficace des achats permet aussi d’optimiser les coûts d’approvisionnement, en négociant des prix compétitifs et en établissant des relations solides avec les fournisseurs. Ainsi, la gestion des achats et la gestion de l’inventaire de stock sont étroitement liées et doivent être coordonnées pour assurer une disponibilité optimale des produits tout en minimisant les coûts.

Accompagner la croissance du négoce

L’inventaire de stock joue un rôle crucial dans l’accompagnement de la croissance d’un négoce, à condition de mettre en place un processus efficace en amont. Alors que les petites entreprises peuvent gérer manuellement leurs marchandises et produits, une expansion entraîne une augmentation de la taille et de la complexité de l’inventaire. Une clientèle croissante peut nécessiter de nouvelles chaînes d’approvisionnement, de production et de nouveaux canaux de distribution, créant ainsi des défis supplémentaires. C’est pourquoi la mise en place d’un système de gestion d’inventaire efficace dès le début permet d’éviter les problèmes liés aux stocks lors d’une croissance rapide.

Les clés d’un bon inventaire de stock

Une bonne gestion de stock est largement conditionnée par la façon de gérer l’inventaire au sein d’un négoce et la méthode mise en œuvre. Tout l’enjeu réside dans le maintien d’un niveau de stock optimal pour faire face à la demande client, tout en réduisant les coûts liés à l’entreposage, pour favoriser sa compétitivité face à la concurrence. Une bonne gestion d’inventaire de stock permet ainsi de réduire les écarts et d’optimiser les rotations, pour assurer la satisfaction client et maximiser la rentabilité de l’entreprise. À condition d’employer les bonnes méthodes !

S’équiper d’un logiciel adapté

Un logiciel de gestion et d’inventaire de stock offre une source de données unique en temps réel, ce qui permet d’avoir une vision précise et actualisée des niveaux de stock à tout moment. Cela facilite la prise de décision et permet d’éviter les ruptures d’articles ou les surstocks. De plus, grâce à une gestion centralisée, toutes les informations liées aux stocks sont regroupées au même endroit, ce qui simplifie les processus. Miser sur une solution digitale diminue ainsi les risques d’erreurs humaines et fiabilise le stock du négoce. En fournissant des rapports et des analyses détaillées, le logiciel de gestion de stock permet une meilleure planification et une optimisation des coûts au sein des entreprises.

Automatiser les processus

Le logiciel permet également d’automatiser la chaîne logistique (passation de commandes, suivi des approvisionnements, enregistrements des flux d’entrée et de sortie…). Pour les équipes, c’est un gain de temps considérable et l’assurance d’une meilleure efficacité opérationnelle. En termes de gestion d’inventaire de stock, l’automatisation favorise l’utilisation de solutions mobiles. Scannettes, téléphones portables connectés à l’ERP et donc à une base de données centrale… Les données collectées sont remontées directement, sans passer par des fiches d’inventaire papier qui représentent un coût en temps assez significatif.

Bien organiser les entrepôts

Une bonne méthode d’organisation physique du dépôt est à la base d’un inventaire de stock efficace. Dès la réception d’un produit, il faut en effectuer un contrôle qualité rigoureux et faciliter sa traçabilité dans l’entrepôt, via un étiquetage systématique. Chaque article est ainsi facilement localisable lors des inventaires et ses informations accessibles via un lecteur de code-barres connecté au logiciel. Il est également crucial de vérifier régulièrement l’état des stocks pour détecter les produits endommagés afin d’éviter toute perte ou retour produit, de passer des commandes d’articles pour un réassort au bon moment, etc. Pensez aussi à attribuer la bonne unité de mesure à chaque produit pour éviter les écarts d’inventaire liés à des erreurs de conversion entre litres, kilos, mètres, etc.