Logiciel de gestion de stock de matériaux : les clés pour bien choisir

Au cœur d’un négoce, la gestion de stock est bien la clé de voûte de l’activité. Achats fournisseurs, organisation de l’entrepôt, inventorisation, rotation des matériaux… C’est tout un ensemble de processus qui sont alors digitalisés et intégrés à l’ERP. Objectifs : gagner en performance face aux évolutions métiers et réglementations du marché et accroître le service et la satisfaction client. C’est pourquoi il est nécessaire d’avoir bien conscience des enjeux de la gestion de stock et des avantages d’une gestion numérisée dans ce domaine. Voici dans cet article toutes les clés pour bien choisir son logiciel de gestion de stock de matériaux.

Quels sont les enjeux de la gestion de stock ?

La gestion de stock est un enjeu majeur pour les entreprises de négoce de matériaux. L’objectif principal est de maintenir un stock à l’équilibre dans les entrepôts et dépôts, en évitant la rupture de stock et donc l’incapacité à honorer des commandes clients, ainsi que le surstockage qui mènent à des coûts d’immobilisation élevés.

Au-delà de ces enjeux inhérents au métier, le secteur de la distribution de matériau connaît une véritable mutation, avec de nouveaux défis à relever : 

• La hausse des coûts des matériaux et des approvisionnements : après la crise sanitaire et dans un contexte de guerre en Ukraine, le marché connaît des fluctuations de prix sans précédent et les délais s’allongent. Si la plupart des artisans ne répercutaient pas cette flambée des prix sur leurs clients après la Covid-19, les marges n’en restent pas moins rognées et les chantiers prennent du retard, ce qui peut nuire à la satisfaction client.
• Des obligations liées à la filière REP bâtiment : la lutte contre le gaspillage en faveur de l’économie circulaire impose aux négociants d’adapter leurs process et donc les entrepôts à la collecte des déchets, au réemploi et au recyclage des matériaux.
• La valeur fluctuante des actifs : il y a souvent des écarts de 30 % sur les prix des matériaux, en l’espace de quelques mois, et le surstockage devient une habitude pour faire face à la pénurie. De la même manière, la valeur des bâtiments d’entrepôts est souvent sous-évaluée, au-delà de l’indexation sur l’inflation.
• De nouveaux risques numériques : avec la digitalisation des bâtiments et des méthodes de travail, la cybersécurité concerne aussi le secteur de la construction. Les données sensibles sont visées, certaines entreprises se retrouvent même paralysées, de la force commerciale à la supply chain, en passant par la comptabilité.

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de stock dans le négoce ?

Un logiciel de gestion de stock est un outil informatique qui permet de gérer les stocks d’un négoce de manière efficace et automatisée. Il permet de suivre les entrées et les sorties de matériaux, de connaître en temps réel les niveaux de stock, de gérer les commandes fournisseurs et les livraisons clients, etc. En somme, c’est une solution incontournable pour optimiser la gestion de stock.

Dans la distribution de matériaux, un logiciel de gestion de stock présente plusieurs avantages :

• La centralisation des données : pas de ressaisie des informations, moins d’erreurs et une automatisation des tâches rébarbatives… Le négociant dispose d’une visibilité sur les flux et l’organisation de son activité.
• L’optimisation des achats : en traçant les rotations de matériaux et en analysant les historiques d’achats et de ventes, on favorise une meilleure prise de décision dans un contexte de pénurie et de hausse des tarifs. Le négociant est en mesure d’anticiper les tendances en fonction de prix actualisés et des besoins clients. 
• Un inventaire rapide et efficace : un entrepôt bien organisé et bien structuré facilite le travail des inventoristes, qui peuvent se baser sur un référentiel produit cohérent. L’utilisation de codes barres articles permet de diminuer l’erreur humaine et d’aller plus vite dans le dépôt.
• Le suivi en temps réel des achats et stocks : avec une visibilité à l’instant T sur les commandes clients et les disponibilités des matériaux, les commandes sont préparées rigoureusement. Les approvisionnements automatisés assurent de bons niveaux de stock, pour une optimisation des marges et de sérieux gains en rentabilité.
• La programmation de la gestion des déchets : afin d’éviter le gaspillage, le logiciel de gestion de stock peut permettre de prévoir la réutilisation de matériaux provenant d’autres chantiers. Au-delà de s’inscrire dans une démarche de recyclage et d’économie circulaire, cela favorise une réduction des coûts d’approvisionnement sur les chantiers à venir.
• Le pilotage des activités logistiques : le logiciel de gestion de stock permet tout simplement d’organiser le stockage des marchandises à leur arrivée dans le dépôt, de procéder à des contrôles qualité en temps et en heure, et d’optimiser les déplacements des produits et des hommes dans l’entrepôt.
  

   

Quels sont les critères de choix ?

1. Les fonctionnalités

Il existe nombre de solutions de gestion de stock sur le marché, du tableur Excel aux WMS, en passant par l’ERP (Enterprise Resource Planning ou progiciel de gestion intégré). Pour bien choisir son logiciel, il faut d’abord tenir compte du panel fonctionnel qu’il propose et des besoins spécifiques du négoce qui sont couverts. Les outils métiers sont les plus indiqués puisqu’ils sont conçus en phase avec les enjeux du secteur de l’entreprise. Dans le négoce de matériaux, un logiciel de gestion de stock métier intègre notamment les fonctionnalités suivantes : 

• Seuils de stock et alertes en cas de niveaux critiques
• Réapprovisionnement automatisé
• Classement ABC
• Outil de préconisation de commandes
• Gestion des promotions et des lots
• Outil de pilotage des préparations de commandes, 
• Réception des marchandises via des terminaux portables, 
• Optimisation des réapprovisionnements selon conditions tarifaires,
• Gestion et analyse des retours de marchandises
• Traçage des rotations : identification des stocks dormants, taux de couverture…
• Intégration et mise à jour automatique des catalogues fournisseurs
• Gestion de la DEEE…

2. La scalabilité

Là encore, un ERP métier présente le sérieux avantage d’être édité par un acteur qui connaît le marché de la distribution de matériaux, ses enjeux et ses évolutions. Il est ainsi capable d’adaptation, dans son accompagnement et dans sa solution informatique. 

Parmi les critères de choix, le fonctionnement d’un logiciel de gestion de stock est aussi à prendre en compte. Une solution ouverte et basée sur des modules fonctionnels, comme un outil de mobilité dépôt par exemple, permet de maîtriser son système d’information sans le surcharger avec des fonctionnalités inutiles.

3. Le service client

La qualité du support est cruciale pour tirer tout le potentiel d’un logiciel de gestion de stock. L’accompagnement de l’éditeur de la solution doit être réactif. Il s’agit de vérifier la disponibilité du service client, tout comme son expertise sur les sujets qui vous préoccupent.

4. La sécurité des données

Le logiciel de gestion de stock centralise l’ensemble des données clés d’un négoce. C’est pourquoi il faut absolument opter pour une solution sécurisée, pour éviter les risques de cyberattaques et la paralysie de l’entreprise. Au-delà de la malveillance, une perte des données est très dommageable pour l’opérationnel et l’analyse d’activité sur le long terme.

5. L’ergonomie

L’ergonomie du logiciel de gestion de stock facilite sa prise en main par les utilisateurs et la bonne compréhension de son fonctionnement. Les processus sont clairement identifiés et les actions à effectuer sont intuitives. Cela permet aussi de réduire les erreurs de saisie et de manipulation tout en augmentant la productivité des équipes qui travaillent plus rapidement. Un logiciel ergonomique réduit aussi le temps nécessaire à la formation, ainsi que les coûts qui y sont rattachés.