Un outil GED pour mon projet de construction
Vous songez sérieusement à digitaliser votre projet de construction mais ne savez pas vers quel outil vous tourner ? La première chose à faire pour se digitaliser, c’est de se lancer dans la GED, un moyen efficace de numériser tous les documents de votre entreprise. Parmi ce choix incroyable de solutions GED, il y a de quoi s’y perdre. Quel outil est le plus adapté à votre projet ? Comment trouver le bon outil ? On vous explique toutes les étapes à suivre pour vous aider à trouver le meilleur outil GED pour votre projet de construction.
La GED, qu’est-ce que ça veut dire ?
La GED, c’est la Gestion Électronique de Documents. Autrement dit, c’est un moyen de dématérialiser les documents de votre entreprise. Les visas, les plans, les documents administratifs ou même les maquettes 2D et 3D se retrouvent dans une plateforme collaborative. La clé de la réussite pour un projet de construction, c’est l’organisation, d’où l’importance d’avoir une bonne gestion de documents. La GED aide à se débarrasser du format papier qui se perd et d’abîme trop vite.
Quels sont les avantages d’un outil GED ?
Ce n’est un secret pour personne, le digital améliore grandement notre quotidien. Dans le milieu du BTP, c’est aussi un outil indispensable pour optimiser l’organisation d’un projet.
#1 Gagner du temps et de l’argent
La GED fait gagner du temps sur la recherche de documents, un temps précieux qui permet d’être plus productif sur le terrain. De plus, la GED permet de faire de belles économies sur le papier et sur l’encre.
#2 Réduire sa consommation de papier
Pour faire un geste pour la planète, la première chose à faire en tant qu’entreprise, c’est de réduire sa consommation de papier. La GED, c’est numériser toute la paperasse, donc plus besoin de papier.
#3 Sécuriser les documents
Les documents de votre entreprise sont parfois sensibles, notamment les contrats et les plans qui doivent rester strictement confidentiels. La GED nécessite un identifiant et un mot de passe pour y accéder, une façon de sécuriser les données stockées.
#4 Travailler de façon collaborative
La GED favorise le travail collaboratif en simplifiant le partage des données. Un avantage de taille pour un projet de construction qui est travail d’équipe.
Trouver un outil GED adapté
On sait en quoi consiste la GED et quels sont ses avantages, il est temps de trouver l’outil GED idéal pour un projet de construction.
#1 Définir ses besoins
Dans un premier temps, il est indispensable de définir les besoins de votre entreprise. De quoi votre entreprise à besoin pour mieux évoluer ? Mieux s’organiser ? Être plus productif ? Chaque entreprise à des besoins différents, d’où l’importance de poser sur la table ce qui vous manque.
#2 Connaître ses objectifs
Dans un deuxième temps, il faut savoir où vous souhaitez emmener votre entreprise. Vous voulez plus de contrats ? Faire grossir votre entreprise ? Alléger la charge administrative de vos employés ? En vous posant les bonnes questions, vous trouverez des pistes pour choisir l’outil GED le plus adapté à votre activité.
#3 Nos conseils
Notre conseil numéro 1 est de se poser les bonnes questions avant de choisir votre outil GED. Aussi, privilégiez un logiciel GED spécialisé dans votre secteur, le BTP. Oui, il existe de nombreux logiciels de GED spécialisés dans le BTP, des logiciels qui connaissent bien votre secteur et proposent des solutions adaptées. Dernier conseil : optez pour un logiciel qui propose un bon service client. Digitaliser son entreprise n’est pas facile, d’autant plus que certains collaborateurs ont plus de mal à l’accepter le digital. Pouvoir se tourner vers un expert en cas de problème est indispensable. En outre, on vous conseille d’organiser des réunions d’équipe afin de discuter des besoins et des objectifs précis de votre entreprise pour y voir plus clair.
GED : les avantages et les inconvénients
Un logiciel de GED contient son lot d’avantages mais aussi d’inconvénients. Il est important de bien étudier les ces deux points avant de s’aventurer dans la GED.
#1 Les avantages
L’avantage numéro 1 de la GED, c’est qu’elle permet de gagner du temps et de l’argent. On s’explique : vous gagnez du temps sur la recherche de documents car tous vos fichiers se trouvent au même endroit. Vous gagnez de l’argent car vous utilisez beaucoup moins de papier et d’encre, ce qui allège la facture. De plus, vos données sont sécurisés sur une plateforme disponible que pour vous et vos collaborateurs. La GED contribue au travail collaboratif en simplifiant le partage des documents. Pour finir, la GED possède l’avantage de tout dématérialiser, donc de réduire sa consommation de papier, un bon geste pour notre planète.
#2 Les inconvénients
Le premier inconvénient que présente la GED, c’est qu’il faut former ses collaborateurs à son utilisation. On le sait, le digital n’est pas une évidence pour tout le monde et pour que la GED soit efficace, elle doit être comprise par tous. Dans un deuxième temps, pour accueillir la GED comme il se doit, il est nécessaire de s’équiper d’appareils performants, donc de changer votre parc informatique si besoin. Changer vos tablettes, vos smartphones et vos ordinateurs ont un coût, mais il s’agit d’un investissement sur du long terme. Le troisième inconvénients est cependant plus rare : il s’agit du risque de hacking.
GED : les logiciels gratuits
Si vous êtes une jeune entreprise sans beaucoup de moyens, il sera compliqué de vous équiper d’une GED complète. Mais la bonne nouvelle c’est qu’il existe des logiciels gratuits pouvant parfaitement répondre à vos besoins. Ces outils peuvent vous aider à lancer votre entreprise, mais ne sont pas complets. La plupart de ces outils sont payants mais permettent une version gratuite. Voici une petite sélection d’outils disponibles gratuitement :
#1 Open Doc Man
Ce logiciel GED gratuit s’utilise uniquement sur internet. Il est reconnu dans le milieu comme étant très simple d’utilisation. Cet outil existe aussi en version payante proposant d’avantage de fonctionnalités.
#2 Alfresco
Alfresco propose de nombreuses possibilités, mais l’outil n’est pas facile à comprendre pour tout le monde. Si vous êtes novice dans le digital, il est conseillé d’opter pour un outil certes moins complet mais plus intuitif.
#3 Nuxeo
Cet outil vous fait gagner du temps sur la recherche de documents et s’utilise de manière simple. Encore une fois, il est conseillé d’être déjà familier avec le digital pour une utilisation optimale.
#4 Knowledge Tree
Knowledge Tree est un très bon outil de gestion de documents. Par ailleurs, cet outil professionnel n’est pas facile en termes d’utilisation.
Pour résumer
Si on résume, la GED est un outil qui vous aide à mieux organiser votre projet de construction. Elle permet de dématérialiser tous les documents d’une entreprise pour favoriser le travail collaboratif, la base même d’un projet réussi. La GED possède de nombreux avantages, mais aussi certains inconvénients, notamment le fait que le digital ne soit pas une évidence pour tout le monde. L’important, c’est de choisir un outil GED adapté à vos besoins et aux objectifs de votre entreprise. La marche à suivre, c’est se poser les bonnes questions pour avoir une idée du type d’outil GED que vous souhaitez. Aussi, choisissez de préférence un outil GED spécialisé dans le secteur du BTP avec d’avoir une solution parfaitement adaptée à votre activité. Vous l’aurez compris, choisir sa GED n’est pas simple mais vous posant les bonnes questions, vous trouverez l’outil idéal pour votre projet.
