Comment optimiser le suivi des dépenses de chantier sans Excel

Vous êtes Chef de chantier ou Responsable financier dans le secteur du BTP et vous rencontrez des difficultés dans le suivi des coûts de chantiers ? Peut-être utilisez-vous Excel, mais vous ne parvenez pas pour autant à répondre aux exigences de rigueur financière ? Or, il est évident que vous avez besoin d’un outil de suivi financier adapté aux contraintes des chantiers BTP. Dans cet article, ORISHA CONSTRUCTION vous donne des conseils pratiques sur la meilleure manière d’optimiser le contrôle de vos dépenses, sans Excel.

Le suivi financier des chantiers BTP : enjeux et utilité

Les conséquences d’un mauvais suivi des dépenses

Responsable de la gestion financière des chantiers BTP, vous manquez d’organisation dans le suivi des dépenses ? Vous utilisez peut-être le logiciel Excel, mais vous êtes confronté aux limites de l’outil et vous avez du mal à synchroniser les étapes et les acteurs du projet ?

Il est courant d’utiliser les outils traditionnels comme Excel. Mais bien que pratique, ce logiciel montre rapidement ses faiblesses face aux exigences et à la complexité des travaux de chantier. 

Or, une mauvaise organisation dans le contrôle des coûts peut engendrer : 

• des dépassements budgétaires, 
• des erreurs de facturation,
• et une perte de visibilité dommageable pour votre activité BTP. 

Non seulement ces dysfonctionnements affectent la rentabilité de vos chantiers, mais ils impactent également la confiance de vos clients et partenaires. C’est là où le recours à un logiciel BTP devient pertinent pour piloter efficacement un projet de construction.

Un tableau de suivi financier pour vos travaux BTP : à quoi ça sert ?

Un tableau de suivi des dépenses doit vous offrir les meilleures conditions possibles pour réaliser un chantier de manière qualitative et rentable :

• ✓ Maîtrise budgétaire pour dégager un bon niveau de rentabilité  

Un contrôle des dépenses permet d’anticiper les coûts imprévus et d’adopter des stratégies adaptées pour les atténuer. C’est bénéfique si l’on souhaite dégager une marge suffisante et préserver la santé financière de l’entreprise.

• ✓ Allocation des ressources optimisée 

Préalablement, une tâche consiste à réaliser la liste du matériel et des engins disponibles afin de disposer d’une vue complète des ressources internes.

Un contrôle budgétaire efficace vous permet de mieux affecter la main-d’œuvre et le matériel, pour limiter les investissements financiers, voire réaliser des économies.

• ✓ Anticipation et maîtrise des risques financiers

Grâce à un outil adapté pour mieux contrôler les coûts, vous êtes en mesure de surveiller efficacement les dépenses et limiter les risques financiers. Une mise à jour des données en temps réel est d’ailleurs recommandée pour évaluer efficacement la situation du chantier.

• ✓ Aide au pilotage stratégique

Un tableau efficace pour le suivi financier de vos dépenses de chantier devient un outil d’aide à la prise de décision. Vous pouvez procéder à des actions mieux calculées, où les risques sont davantage mesurés. Les parties prenantes du projet peuvent réaliser des échanges constructifs, sur la base d’une gestion financière fiable et transparente. Cela renforce le climat de confiance et la coopération entre les différents intervenants.

Pour exploiter au mieux un tableau budgétaire, celui-ci doit refléter le plus possible la réalité du chantier, avec des données financières à jour (idéalement de manière automatique). 

Gaspard de PRENEUF, Président de la Société DUC & PRENEUF l’affirme clairement : « Lorsque nous remportons une affaire, les conducteurs de travaux réalisent l’étude d’exécution dans Onaya Suivi de chantiers pour préparer les différentes phases, établir le budget, et suivre les résultats. Notre objectif actuel est de mieux préparer nos chantiers et d’avoir un suivi plus régulier. En anticipant au maximum les prévisionnels, et en suivant quotidiennement l’activité des chantiers, nous pouvons agir rapidement, et prendre les bonnes décisions. ».

Les limites d’Excel pour contrôler efficacement les dépenses du projet

Malgré la notoriété d’Excel et de ses fonctionnalités intéressantes, le logiciel Excel présente de nombreuses limites qui peuvent compromettre l’efficacité et la précision d’une maîtrise budgétaire.

X Pas d’automatisation de l’intégration des données

La saisie manuelle des données vous expose à un risque d’erreurs bien plus élevé. Une simple faute de frappe peut entraîner des écarts significatifs dans les calculs de trésorerie. Et cela impacte non seulement la facturation, mais aussi la crédibilité de votre entreprise auprès des clients et des fournisseurs. Aussi, une bonne gestion financière nécessite d’intégrer des calculs complexes, et cela nécessite une maîtrise plus approfondie de l’outil.

X Pas collaboratif

L’outil Excel montre également des limites en matière de collaboration, de partage et de visibilité des données. Il est impossible de travailler à plusieurs sur un même fichier*, ce qui freine la fluidité entre les acteurs du chantier. 

D’ailleurs, ce logiciel ne permet pas non plus la mise en place de workflows de validation, permettant par exemple des autorisations et des restrictions par utilisateur ou par équipe, mais aussi des flux de validation. 

*excepté dans GoogleSheet

X Des données qui ne reflètent pas le temps réel

Puisqu’Excel n’intègre pas les données de façon automatisée, il ne permet pas de bénéficier d’une vue en temps réel de l’évolution financière du projet. Ce décalage peut s’avérer parfois critique sur certains projets dont le tableau ne reflète pas l’état d’avancement réel du chantier.

X Manque de lisibilité

Enfin, l’interface devient rapidement illisible à mesure que les données s’accumulent, et une mise à jour des tableaux devient vite chronophage, en plus du risque d’erreurs.

X Pas de sécurité des données et non conforme au RGPD

Excel ne permet pas de sécuriser les données intégrées qui peuvent être facilement détournées, voire subir des cyberattaques. 

En outre, le logiciel n’intègre pas la conformité aux normes RGPD auxquelles vous devez impérativement vous conformer dès lors que votre entreprise est établie dans l’Union européenne et que vous collectez des données.

Conseils pratiques pour améliorer le suivi de vos investissements de chantier

Pour garantir un suivi précis et rigoureux des coûts liés aux chantiers, vous devez mettre en œuvre des pratiques adaptées. 

Suivi des dépenses 

Vous devez consigner systématiquement les dépenses réelles. N’hésitez pas à conserver tous les justificatifs financiers (factures, bons de commande, reçus). Assurez-vous qu’ils sont conformes aux procédures comptables en vigueur.

Organisez vos dépenses par nature : 

• Coûts d’achat de matériel
• Dépenses de location de matériel ou d’engins
• Coût de main d’oeuvre interne 
• Coût de sous-traitance
• Frais divers
• etc.

Une bonne gestion du parc matériel et de vos ressources humaines (heures, sous-traitance) est essentielle pour améliorer la productivité de votre entreprise sur chaque chantier.

Suivi de la facturation client  

Le suivi des paiements clients est indispensable pour : 

• assurer une trésorerie saine,
• identifier les retards et pouvoir procéder aux relances nécessaires,
• mieux maîtriser le budget du chantier. 

Si vous n’avez pas de logiciel de facturation, vous pouvez créer un calendrier de facturation pour repérer les retards de paiement. 

N’hésitez pas aussi à vous renseigner si besoin sur la situation financière des clients et à analyser leurs habitudes de paiement, de manière à anticiper les risques. Grâce à une analyse régulière des dépenses de travaux, vous pouvez mieux repérer les anomalies et identifier des axes d’amélioration adaptés.

Pour une gestion administrative efficace et conforme aux réglementations en vigueur, préférez l’utilisation d’un logiciel BTP de suivi des dépenses et de facturation. 

Facturation BTP, situation de travaux et DGD, gestion des ressources humaines et matérielles… : demandez une démo 

Suivi des écarts de budget du chantier en continu

La réussite d’un chantier BTP nécessite parfois une certaine flexibilité. Vous devez alors ajuster les coûts réels pour votre suivi de chantier (que ce soit dans la main-d’œuvre ou dans les équipements mobilisés). 

Effectuez régulièrement des comptes rendus financiers du projet, à titre hebdomadaire ou mensuel.

Vous pouvez ainsi repérer au plus tôt les écarts constatés entre les coûts prévus initialement et les dépenses réelles. Cette visibilité des comptes permet ainsi de : 

• prendre des décisions éclairées dans la poursuite du chantier,
• analyser l’origine de ces écarts : des coûts sous-estimés ?  des changements imprévus dans l’organisation du chantier ? une mauvaise gestion financière ? 

Dans tous les cas, il vaut mieux réagir rapidement pour limiter les pertes financières et préserver le bon déroulement du projet.

Mieux gérer les opérations financières de vos chantiers avec un logiciel BTP

Vous cherchez à gérer efficacement le quotidien de vos chantiers, en suivant de manière optimale toutes les dépenses en temps réel ? Il est impensable d’exécuter un chantier dans les meilleures conditions de réalisation, sans se doter d’un outil adapté au suivi des travaux. Pour cela, il existe des logiciels spécialisés qui répondent aux enjeux du secteur BTP et à la complexité d’un chantier.

ONAYA BTP est justement conçu pour vous aider à maîtriser le budget des travaux, et à gérer efficacement votre activité au jour le jour. Le logiciel se compose de plusieurs modules que vous pouvez ajouter au fur et à mesure de la croissance de votre entreprise.

L’outil ONAYA Suivi de chantier vous offre une centralisation de toutes les données du chantier (planning, tableau de bord, suivi, rapports de chantier). Ces informations sont d’ailleurs accessibles par l’ensemble des intervenants. 

La solution facilite la gestion maîtrisée du budget, en permettant des ajustements durant les travaux, comme en témoigne Michel Cordier, Directeur financier, OCCAMAT : « Dans Onaya Suivi de chantiers, pour chaque centre de coût, on connaît tout : la valorisation de tous les matériels et de la main-d’œuvre. »

Moins de temps sur l’administratif. Plus de temps sur les chantiers.

Que ce soit en identifiant les flux financiers ou en optimisant l’allocation des ressources, ONAYA Suivi de chantier vous apporte un gain de temps important pour garantir le bon déroulement des opérations. 

D’ailleurs, plus de 26 000 rapports de chantiers sont établis chaque mois avec cet outil. Enfin, vous pouvez compléter avec les outils ONAYA Étude de prix, ONAYA Facturation et ONAYA Connect pour une gestion complète et optimale de vos projets.

Conscient de l’enjeu que représentent la gestion et la coordination des travaux, vous recherchez un outil performant et adapté à votre activité pour améliorer le suivi quotidien des chantiers ? Avec ONAYA BTP, vous mettez toutes les chances de votre côté pour la réussite de vos projets, en bénéficiant d’une vue d’ensemble de toutes les ressources financières, humaines et matérielles en temps réel.