[INTERVIEW] BSM et Onaya

Portrait de l’entreprise BSM

BSM est une entreprise d’une trentaine de salariés basée à Comines (59) dans le Nord de la France qui a fêté ses 75 ans en 2021 !
Son activité originelle est la charpente lamellée-collée, une des premières sociétés dans cette activité en France. Son actuel dirigeant, Vincent DECARPIGNY qui a repris les rênes de l’entreprise en 2003, propose depuis quelques années un autre savoir-faire, la réalisation de bâtiments en ossature bois.

Ses clients sont aujourd’hui principalement les donneurs d’ordres publics de la région des Hauts-de-France : municipalités, conseils généraux… Elle peut être amenée à répondre à des appels d’offres en entreprise générale lorsque les lots bois sont importants en s’associant par exemple avec des entreprises de maçonnerie. Elle travaille également avec le système éducatif privé, très développé dans le Nord.

En remportant en 1954 un concours national pour les salles de sports lancé par le ministère de la Jeunesse et des Sports, BSM a réalisé jusqu’en 1982, plus d’un millier de salles de sports sur tout le territoire français.

En 1984, Gérard DECARPIGNY, alors responsable commercial France depuis plusieurs années rachète l’entreprise. Avec la décentralisation des marchés de l’État deux ans plus tard qui délègue progressivement ses fonctions aux collectivités locales (les collèges aux départements et les lycées aux régions), BSM recentre son activité dans un rayon d’action de 250 kilomètres autour du siège de l’entreprise.

A cette époque, l’entreprise est la seule à concevoir, fabriquer et construire en lamellé-collé sur la région. Vincent DECARPIGNY qui a déjà intégré l’entreprise, travaille main dans la main avec son père. Ils lancent ensemble en 1989 un nouveau type de bâtiment modulaire à ossature lamellée-collée à étages. Lorsqu’il reprend la direction de l’entreprise au début des années 2000, il connaît parfaitement le marché. Dernièrement, pour contrer la conjoncture difficile des dernières années, il lance une nouvelle activité qui permet à l’entreprise de se positionner sur la réalisation de bâtiments en ossature bois.

BSM & Onaya

A quel moment avez-vous recherché une solution de gestion ? Pour quelles raisons ?

A mon arrivée dans l’entreprise il y a 21 ans, nous réalisions les devis sous Excel et avions une solution de suivi de chantiers sans lien avec les devis, qui avait été développée spécifiquement pour l’entreprise par un prestataire local.
Lorsque nous remportions un nouveau marché, nous devions à nouveau saisir le devis dans le suivi de chantiers. Puis, on enregistrait les factures à la fois dans le logiciel de comptabilité et dans le logiciel de suivi de chantiers. En plus des pertes de temps et risques d’erreurs, nous n’avions pas de visibilité quotidienne des charges engagées. L’information ne circulait pas sur l’état des chantiers. Que ce soit le bureau d’études, le service achat, ou le service travaux, ils n’avaient pas en main les informations nécessaires pour suivre leur activité.

Lorsque l’entreprise informatique a cessé son activité, nous avons décidé en 2015, de rechercher une nouvelle solution pour notre entreprise, avec deux objectifs principaux :

• Avoir les logiciels de devis, de suivi de chantiers et de facturation reliés entre eux pour supprimer les double saisies et les risques d’erreur,
• Avoir un système partagé qui permet à l’ensemble des collaborateurs de savoir ce qu’il se passe en temps réel sur les chantiers.

Nous avons consulté plusieurs éditeurs et en avons retenu 3. Nous les avons rencontrés de façon collégiale avec une personne des études et le responsable des achats pour prendre notre décision. 

Qu’est ce qui a été déterminant dans le choix d’Onaya ?

L’accessibilité et la modularité de la solution : nous avons pu prendre uniquement les modules dont nous avions besoin. Nous avons également apprécié la convivialité du logiciel, sa simplicité, il paraissait plus intuitif que les autres. Enfin, la compatibilité avec notre logiciel de comptabilité Wavesoft a aussi joué un rôle, puisque elle a allégé le travail du comptable qui ne fait plus de double saisie.

6 ans après la mise en place de la solution Onaya, elle fait partie du quotidien de l’entreprise : 1/3 des collaborateurs de l’entreprise utilisent chaque jour un ou plusieurs logiciels Onaya : Études de prix, Facturation, Suivi de chantiers. Lors de la mise en place de la solution, nous avons été formés sur les différents modules. Depuis, le service Assistance a pris le relais. Nous les sollicitions régulièrement au début pour des questions de mise en page, de traitement de fichiers, ou par exemple lorsque nous avions oublié où se situe une fonction. Le bon niveau d’intervention des techniciens nous a permis de bien prendre en main les logiciels.

Quels sont les bénéfices constatés après la mise en place d’Onaya dans l’entreprise ?

Nous avons pu créer une identité, un bénéfice pour l’image de l’entreprise. Dans notre organisation, chaque métreur réalise ses devis pour son chantier. Jusque là, chacun faisait ses calculs, avait sa bibliothèque, son devis type. Quand le client recevait un devis, selon le métreur, il avait un devis différent. Maintenant, ils ont tous la même mise en page : on a gagné une homogénéité dans la présentation des devis et du chiffrage. Le partage de la bibliothèque (les ouvrages qu’on retrouve d’un chantier à un autre) et des devis leur permet de gagner du temps et de favoriser les échanges entre eux.

Nous avons quasiment multiplié par 2 le nombre de devis réalisés en 1 an !

Avant on chiffrait entre 130 et 150 dossiers par an. Avec la mise en place d’Onaya, nous avons pu chiffrer 250 affaires en 1 an : si la conjoncture est de nouveau favorable, c’est incontestablement lié à la mise en place du logiciel de devis Onaya. La définition du projet et la réalisation du métré sont très rapides, on gagne énormément de temps. Cette affirmation est encore plus vraie pour les petits dossiers qui reviennent souvent et où on peut se resservir des choses qu’on a pu faire avant.

Nous avons aussi amélioré notre taux de réussite.

Le temps gagné dans la réalisation des devis permet d’accorder plus de temps à :

• La réalisation des dossiers techniques qui jouent un rôle important dans les appels d’offres publics et la démonstration de notre savoir-faire : présentation de l’entreprise, explication des travaux réalisés…
• La relance et le suivi des opérations commerciales. Les commerciaux de terrain et la direction accèdent désormais à l’intégralité des devis réalisés par client. La centralisation des informations permet à tous les collaborateurs de relancer un client à tout moment.
  Nous avons constaté depuis la mise en place d’Onaya que notre taux de réussite l’année suivante a été plus importante : Onaya ou conjoncture ? sans aucun doute les 2.

Nous pouvons désormais réagir lorsqu’un chantier dérape

Auparavant, nous comptabilisions les factures qu’au moment où nous les recevions, et elles arrivent parfois après la fin du chantier, donc le bilan ne pouvait être réalisé qu’à l’issue. Quand vous pouvez uniquement constater le réalisé sans prendre d’action corrective, cela peut être dangereux pour la pérennité de l’entreprise. Maintenant, tous les collaborateurs ont une visibilité sur les résultats au fur et à mesure de l’avancement, et nous pouvons prendre des mesures pour rattraper d’éventuels dérapages. Enfin, l’étude d’exécution nous permet de conforter les choix techniques que nous faisons lors de l’étude du projet ou de la revoir en cours de chantier pour définir un nouveau budget. 

Quelles sont vos perspectives d’évolution avec Onaya ?

Nous n’avons pas de projet d’évolution à court terme, nous exploitons ce que nous avons mis en place et étudierons toutes les possibilités offertes par la solution lorsque nous serons prêts.

Merci Monsieur FRANÇOIS pour cet entretien.