Négoce de matériaux : 4 conseils pour piloter et optimiser vos préparations de commandes

L’évolution des habitudes de consommation et l’essor des stratégies omnicanales poussent les négociants de matériaux à traiter des commandes  provenant de sources multiples à destination de points de contact différents. E-commerce, vente au comptoir, click and collect, click and drive, livraison chez le client… Garantir un service client de qualité devient un enjeu phare pour le négociant à l’air du digital, qui doit préparer la bonne marchandise, limiter les oublis, respecter des délais convenus avec le client etc. Voici quelques conseils pour piloter et optimiser la préparation de commande avec votre logiciel de gestion négoce.

1. Maîtriser l’ensemble de la chaîne et ses enjeux

Avant toute chose, il faut vous assurer que votre ERP négoce de matériaux vous permet de maîtriser toutes les étapes de la préparation de commandes, avec les challenges qu’elles peuvent poser. Votre objectif : piloter l’ensemble de la chaîne, avec une vision 360° sur l’activité de votre ou vos dépôts, les opérations en cours, les actions de vos collaborateurs. 

Sans visibilité complète sur votre logistique, vous courez le risque d’une perte de temps considérable sur la préparation de commandes et d’un manque de performance potentiellement dommageable (retour produit, emballage endommagé, indisponibilité, erreur dans la commande préparée, oublis…). La maîtrise de vos niveaux de marchandises, grâce à votre logiciel de gestion de stock, est un prérequis incontournable.

2. Planifier la préparation de commandes

La planification est sans doute la clé de l’optimisation de la préparation de commandes. Elle est la première étape du processus qui déclenche le reste de la chaîne jusqu’à la livraison. Et dans le cas présent, c’est la standardisation qui est votre alliée en plus de votre logiciel de gestion négoce. Plus vous standardisez les unités de charge, le conditionnement et vos opérations, plus vous gagnez du temps et restez efficace.

Planifier la préparation de commandes, c’est organiser au maximum les actions, par ordre de priorité et en les affectant automatiquement aux équipes concernées. Il vous faut donc intégrer ces fonctionnalités essentielles :

• Le pilotage via un tableau de bord avec filtres et statistiques, qui décline l’ensemble des préparations en cours et à valider, l’affectation des préparations et des tournées, les délais pour chaque commande enregistrée…
• L’affectation aux préparateurs, afin d’optimiser le temps de préparation en missionnant les collaborateurs et en leur assignant des tâches précises
• La gestion des priorités, calculées notamment en fonction de la date souhaitée de la mise à disposition de la commande par le client

3. Prélever les marchandises : le picking

Optimiser le picking nécessite avant tout de bien organiser votre entrepôt et de stocker correctement vos marchandises. Grâce à votre logiciel de gestion de stock, vous localisez les marchandises et vous maîtrisez leur rotation (classement ABC). Ainsi, pensez à stocker les produits qui se vendent le plus de façon accessible, à hauteur de bras, et proche du lieu de conditionnement ; à l’inverse, remisez les articles à plus faible demande.

Une fois vos itinéraires de picking définis, il est crucial de donner les bonnes informations aux préparateurs de commandes et de les équiper pour une plus grande efficacité. Quelques conseils :

• Affectez un préparateur à une commande dans votre tableau de bord, en indiquant l’ordre des lignes de produits à préparer ;
• Notifiez directement vos collaborateurs de la préparation d’une commande pour ne pas perdre de temps, via leur terminaux portables ;
• Investissez dans un logiciel de préparation de commande “mobile” : vos préparateurs peuvent scanner directement les codes-barres articles au cours du picking pour remplir la commande et mettre à jour votre stock en temps réel.

4. Gérer le conditionnement et les expéditions

Avant son expédition, la commande est vérifiée une dernière fois – références et quantités – par le préparateur qui gère également le conditionnement. Au-delà du choix de l’emballage, cette étape est aussi le moment de corriger des erreurs en fonction de la saisie de la préparation, d’imprimer le bon de commande et le bordereau d’expédition / livraison pour les transporteurs.

Dans votre ERP négoce de matériaux, une fois la préparation de commande terminée, celle-ci est intégrée dans une tournée si elle n’est pas retirée par le client lui-même. On va pouvoir indiquer ensuite le nombre de colis et de palettes, le poids total transporté etc., avant de valider définitivement. Là encore, votre logiciel doit vous permettre de gérer vos zones d’expéditions, vos transporteurs et les priorités dans les commandes pour optimiser les délais de livraison client.

Article rédigé FÉV 13, 2023