Comment intégrer un logiciel métier avec les solutions déjà en place ?

Optimisation des ressources, amélioration de l’efficacité opérationnelle et de la prise de décision, meilleure collaboration et communication… Les avantages d’un logiciel métier sont multiples. Mais l’intégration d’une nouvelle solution avec les outils déjà en place dans votre négoce peut poser certaines difficultés, en termes de complexité technique, d’investissement financier ou tout simplement face à la résistance au changement des utilisateurs.

Quels sont les avantages d’un logiciel métier ? Comment en réussir l’intégration tout en tirant parti de vos outils actuels et des innovations du marché ? Voici tous nos conseils pour la bonne mise en œuvre de votre application métier.

1. Logiciel métier : quels sont les avantages ?

Un ERP (Enterprise Resource Planning) répond aux enjeux de la digitalisation en offrant une solution complète pour automatiser vos processus d’entreprise, disposer de vos données clés en temps réel et synchronisées, et intégrer l’ensemble de la chaîne opérationnelle et les collaborateurs dans un même cycle d’informations. En centralisant toutes les informations et en les rendant accessibles à tous les acteurs de l’entreprise, un ERP permet d’améliorer l’expérience utilisateur et le quotidien des employés en simplifiant les tâches administratives et en facilitant la collaboration. Autre avantage de taille : l’ERP contribue à l’expérience client en offrant une image digitale moderne et en permettant la fidélisation par l’offre de services supplémentaires, notamment en lien avec l’omnicanalité (Click & Collect, livraison, SAV disponible via de multiples canaux…). 

Si l’ERP est un outil essentiel pour les entreprises qui souhaitent tirer pleinement parti des avantages de la digitalisation, le logiciel métier va plus loin : 

• Conçu spécifiquement pour votre secteur d’activité, il répond entièrement aux besoins de votre négoce, sans surcouche métier qui peut potentiellement en ralentir l’utilisation ;
• Une application métier est adaptée à l’ensemble des processus du marché, ce qui représente un gain de temps considérable, minimise l’administratif et ainsi que les erreurs opérationnelles ;
• Un logiciel métier est édité par un expert de votre secteur d’activité, familier des enjeux et des changements du négoce. Il fait donc évoluer sa solution pour que vous en tiriez tous les avantages, et sans surcoût.

Il est donc crucial de bien choisir votre logiciel, en fonction de vos besoins identifiés et de veiller à ce que la solution intègre notamment les fonctionnalités suivantes :

• Gestion de l’ensemble de la chaîne logistique : gestion des achats, stocks, ventes…
• Gestion de la relation client (CRM) et pilotage commercial
• Référentiel catalogue articles (PIM)
• Mobilité dans le dépôt et commerciale
• Gestion de multiples canaux de vente (magasin, e-commerce…)
• Comptabilité intégrée
• Gestion de la contremarque
• Préconisation de commandes et réassort automatique
• Gestion des BFA
• Gestion des nomenclatures
• Dimensions variables
• Conversion des unités 
• Dérogations tarifaires 
• Gestion des conditions tarifaires
• Gestion des emplacements
• Intégration et mise à jour automatique des catalogues fournisseurs
• Automatisation de la préparation de commandes
• Gestion de la DEEE
• Gestion des réglementations inhérentes au métier
  
  

2. L’interopérabilité : réussir l’intégration avec les solutions en place

Se faire accompagner

L’intégration d’un logiciel métier avec les outils en place peut être un processus complexe qui nécessite une expertise technique. Il est souvent recommandé de faire appel à un professionnel pour assurer une intégration réussie et éviter les problèmes potentiels. Le choix d’accompagnement dépend du logiciel métier en question et des outils existants dans votre négoce. Certains éditeurs, puisqu’ils maîtrisent leur propre logiciel, en assurent l’intégration pour en faciliter l’adoption. Il existe également des consultants spécialisés dans ce domaine informatique, qui disposent d’une expertise technique et peuvent vous conseiller sur les meilleures pratiques à mettre en œuvre.

Si vous disposez en interne d’un développeur informatique compétent, vous pouvez aussi envisager de l’impliquer dans le processus d’intégration. Il a une connaissance approfondie de vos systèmes existants et peut personnaliser l’intégration en fonction de vos besoins spécifiques.

Interopérabilité : la condition de la réussite

L’interopérabilité logicielle fait référence à la capacité des logiciels à fonctionner ensemble de manière transparente et à échanger des données de manière efficace. Cela signifie que différents logiciels peuvent communiquer, partager des informations et collaborer sans rencontrer de problèmes d’incompatibilité. Une solution interopérable utilise ce qu’on appelle des API (Application Programming Interface ou interface de programmation d’application) pour communiquer avec d’autres logiciels de manière structurée. 

Les avantages d’un logiciel métier interopérable : 

• Le gain de temps : l’interopérabilité permet le partage fluide de données entre différents systèmes. Cela facilite la collaboration entre les collaborateurs et les services, en évitant les silos d’information et en favorisant la circulation des données pertinentes.

• La performance accrue : lorsque les systèmes sont interopérables, les utilisateurs peuvent travailler de manière plus efficace et productive. Ils peuvent accéder aux informations dont ils ont besoin sans avoir à effectuer des tâches manuelles fastidieuses pour transférer ou convertir les données entre différents systèmes. L’avantage réside aussi dans la possibilité de miser sur des partenaires experts dans leurs domaines de compétences. La performance de chaque outil contribue à créer une solution complète, spécialisée et efficace.

• L’agilité : l’interopérabilité permet aux négoces d’adopter de nouveaux logiciels ou de mettre à niveau leurs systèmes existants sans perturber l’ensemble de leur infrastructure technologique. Cela offre une plus grande flexibilité pour répondre aux besoins changeants de l’entreprise et pour intégrer de nouvelles fonctionnalités ou technologies. C’est également un avantage de taille pour les négociants indépendants qui adhèrent à des groupements de matériaux de construction, avec leurs propres outils. Avec un écosystème dit ouvert, votre ERP et la marketplace du groupement fonctionnent ensemble.

• La réduction des coûts : lorsque les applications fonctionnent ensemble, cela réduit les coûts liés au développement et à la maintenance de multiples interfaces personnalisées entre les systèmes. Les entreprises peuvent également éviter les coûts associés à la duplication des données ou aux erreurs causées par des incompatibilités logicielles. L’aspect évolutif est crucial : vous évitez d’intégrer un outil lourd avec des fonctionnalités que vous n’utiliserez jamais et vous maîtrisez à la fois votre investissement et l’accompagnement progressif de votre croissance.

• L’innovation : l’interopérabilité encourage l’innovation en permettant aux négoces de combiner différentes solutions logicielles pour créer des fonctionnalités nouvelles et améliorées. Cela favorise également l’intégration de technologies émergentes, avec un time to market réduit.

3. Comment réussir la mise en œuvre d’un logiciel métier ?

Les étapes du déploiement

Pour intégrer le logiciel métier avec vos outils en place, il s’agit d’abord de faire les choses progressivement et de planifier le déploiement de façon méthodique. L’enjeu est de minimiser les risques et de vous assurer que la mise en œuvre soit réussie. Pour cela, assurez-vous de suivre ces étapes clés : 

• Évaluez les besoins de votre négoce en termes de fonctionnalités et d’utilisation par l’ensemble de vos équipes
• Détaillez vos processus opérationnels ainsi que les outils déjà intégrés dans votre fonctionnement qui devront être synchronisés avec votre nouvelle solution
• Faites le bon choix d’accompagnement par un professionnel
• Paramétrez la solution et mettez en place des tests avant la mise en production

La reprise des données

Une bonne gestion des données garantit une transition fluide et évite toute perte d’informations précieuses pour votre négoce. C’est pourquoi vous devez vous assurer de la bonne reprise de votre data, d’autant plus quand plusieurs outils différents sont concernés et doivent fonctionner ensemble. Concrètement, il s’agit d’analyser votre capital existant et l’écosystème en place, de normaliser les données et de les migrer sans erreur. Optez pour une application métier conçue par un éditeur qui pourra vous accompagner dans cette étape et éviter toute rupture d’activité.

L’implication et formation des utilisateurs

Pour favoriser l’adoption de votre écosystème informatique dans sa globalité et sur le long terme, il est crucial d’impliquer vos équipes dès le départ dans le projet. Leur participation active et leurs retours permettent de mieux répondre aux besoins identifiés. De plus, une formation continue des utilisateurs au cours du déploiement assure une meilleure compréhension et utilisation du logiciel métier intégré à votre négoce.