Réussir la dématérialisation des factures dans votre négoce de matériaux en 6 étapes

FÉV 27, 2023

Seul un tiers des entreprises emploient la facture électronique auprès de leurs clients et fournisseurs, d’après une étude Opinion Way pour Quadient réalisée en novembre 2022. Dans 65 % des cas de dématérialisation, cela se traduit par l’envoi de simples documents au format PDF  ce qui est loin des réglementations à venir sur le sujet. Or à l’approche des dates butoirs fixées par le projet de loi de finances, les négociants en matériaux ont tout intérêt à mettre en place dès maintenant l’e-facture dans leurs entreprises. 42 % des professionnels qui l’utilisent apprécient la réduction des coûts opérationnels qui en résultent.

Face à de tels chiffres et aux futures obligations de conformité, voici comment réussir la mise en place de la dématérialisation des factures dans votre négoce de matériaux.

Quelle est la législation en matière de dématérialisation des factures ?

De quoi parle-t-on quand on vous dit « dématérialisation » ?

Volet e-invoicing :

Une facture électronique doit être émise, transmise et reçue de manière dématérialisée, dans un format de données structurées. On oublie le format PDF !

Volet e-reporting :

Souvent oublié, il consiste en la transmission vers les administrations d’informations relatives aux opérations commerciales : ventes de produits et prestations de service à destination des particuliers, transactions établies à l’étranger…

Quelles sont les sanctions encourues ?

En plus de l’objectif de visibilité sur la trésorerie et l’activité globale des entreprises, le gouvernement fait face à un réel enjeu de lutte contre la fraude.
Le non-respect des obligations liées à la dématérialisation des factures vous expose à :

• une amende de 15 € par facture non dématérialisée.
• une amende de 250 € par omission de transmission des données des transactions et de paiement. 

Chacune plafonnée à 15 000 € par année civile, ces sanctions peuvent s’avérer lourdes pour l’entreprise qui ne s’est pas mise en conformité avec l’ensemble des nouvelles obligations.

Quel est le nouveau calendrier de l’obligation de dématérialisation ?

Pour votre mise en conformité, il est crucial de respecter le calendrier de déploiement obligatoire de la facturation électronique.
Le projet de loi de finances oblige les acteurs à dématérialiser leurs factures dans les relations BtoB, et ce suivant un calendrier très précis. Si les premières obligations devaient entrer en
vigueur au début de l’année 2023, le Conseil des ministres a accordé un délai supplémentaire aux entreprises.

Le calendrier prévisionnel a donc été revu dans sa globalité, avec les dates
suivantes :

– 1er septembre 2026 : obligation de réception des factures dématérialisées
pour toutes les entreprises assujetties à la TVA
– 1er septembre 2026 : obligation de transmission pour les grandes
entreprises (GE)
– 1er septembre 2026 : obligation de transmission pour les entreprises
de taille intermédiaire (ETI)
– 1er septembre 2027 : obligation de transmission pour les petites
et moyennes entreprises (PME)

Comment mettre en place la dématérialisation des factures ?

L’enjeu de la dématérialisation de vos process est bel et bien de moderniser votre système de facturation pour en tirer tous les avantages. Diminution des délais de traitement pour sécuriser votre trésorerie, réduction des coûts comptables, amélioration de l’expérience client et des conditions de travail de vos collaborateurs… La dématérialisation offre de nombreux avantages si on fait les choses dans l’ordre !

1. L’état des lieux :

Faites l’audit de l’existant avec vos équipes pour identifier les actions, les intervenants, les lenteurs et les leviers d’amélioration dans votre négoce.
Définissez des indicateurs clés de performance (KPI) qui vous permettront de mesurer ensuite l’efficacité des nouveaux process. Exemple :

• nombre de factures papier ou PDF émises, 
• temps moyen de traitement pour tout le cycle de gestion de la facturation (édition, enregistrement dans un dossier, système de validation des factures, impression format papier, classement, archivage…),
• temps de suivi et de relance,
• coûts d’impression…

2. La définition des besoins :

Déterminez le processus le plus adapté à votre entreprise en fonction de votre système de gestion des factures, de la volumétrie de factures émises, des canaux de communication exploités avec vos clients (voie électronique, voie postale…), etc.

3. Le choix de la solution :

Optez pour une plateforme technique qui répond à votre cahier des charges et qui, bien entendu, assure le respect des mentions obligatoires, la conformité réglementaire, en particulier avec le Code général des impôts. Cette solution de dématérialisation doit garantir l’authenticité et la traçabilité de vos factures émises, et permettre une prise en main facile par vos collaborateurs.

4. Le test :

Expérimentez votre processus de dématérialisation avec quelques clients avant de le généraliser. C’est un bon moyen de détecter des points d’ajustements éventuels. Durant cette phase, vous pourrez vous approprier l’outil et régler les derniers paramètres.

5. L’accompagnement :

Mettez en place des ressources documentaires pour permettre à vos équipes de générer des factures électroniques en bonne et due forme, de façon autonome.

6. La mesure des bénéfices :

Suivez vos indicateurs clés pour valider ou non l’appropriation de la dématérialisation au sein de votre négoce. En fonction de cette analyse, vous pourrez y apporter des corrections afin d’améliorer encore cette nouvelle organisation comptable.
N’hésitez pas à échanger avec vos collaborateurs pour connaître leur ressenti et vous assurer qu’ils exploitent parfaitement la solution en place.

Faciliter la dématérialisation des factures avec un ERP métier dédié

Choisir un ERP dédié aux métiers du négoce de matériaux de construction et produits du bâtiment présente 3 avantages de taille pour votre entreprise :

1. Un gain de temps pour la mise en place de la dématérialisation

En plus d’une gestion adaptée à votre activité, un ERP qui intègre nativement les fonctionnalités d’e-facturation vous facilite la vie tout en vous faisant gagner du temps.

2. Un écosystème interopérable et agile

L’interopérabilité d’un ERP signifie sa capacité à se connecter à vos diverses solutions déjà en place : Deviseurs, WMS, TMS, EDI…
Vous pouvez ainsi relier votre logiciel de gestion à toute plateforme de dématérialisation conforme sur le marché. C’est aussi un gage de performance puisque vous profitez de ce qui se fait de mieux en gestion comptable.

3. Une conversion progressive

L’éditeur de votre ERP métier est aussi un expert de votre activité de négoce de matériaux. Son but est de faciliter la conduite du changement. Il vous accompagne dans votre démarche de dématérialisation tout en anticipant les réglementations et en intégrant les correctifs qui s’imposent dans votre outil, sans intervention de votre part.

Dès 2024, les entreprises vont devoir se mettre en conformité avec les obligations de dématérialisation des flux. Cela signifie des factures transmises numériquement, d’autant plus quand vous traitez avec des acteurs de la sphère publique, et des processus de traitement adaptés. Pour respecter cette obligation de facturation dématérialisée, il est crucial de suivre des étapes clés dans la mise en place des nouveaux process. En optant pour un ERP dédié aux métiers du négoce de matériaux, vous profiterez d’une transition facilitée et rapide. 

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