Comment rédiger un cahier des charges dans le cadre de la mise en place d’un site e-commerce ?

La mise en place d’un site ecommerce est un projet très structurant pour une entreprise. Le site e-commerce va devenir une prolongation de l’entreprise sur le web, il est donc indispensable de partir du bon pied, dans ce genre de projet. C’est pourquoi, réaliser un cahier des charges pour la création de son site ecommerce est indispensable. 

Qu’est-ce qu’un cahier des charges et à quoi va-t-il vous servir ?

Le cahier des charges est un document synthétique et partagé avec l’ensemble des parties prenantes du projet (équipe projet en interne et les différents prestataires sollicités). Il permet de dresser un état des lieux, de coucher sur papier les besoins et les objectifs de l’entreprise.

Il permet de cadrer le projet sur le plan du budget, des fonctionnalités, des parties prenantes et du calendrier, ceci afin d’assurer l’aboutissement et la réussite du projet. En effet, il n’est pas rare qu’un projet de création d’un site ecommerce n’aboutisse pas, faute de préparation en amont. Le cahier des charges ecommerce est un véritable guide qui sera transmis aux différents prestataires que vous allez solliciter, dans le cadre d’un appel d’offre notamment. Il vous permettra d’identifier rapidement les prestataires qui ne pourront pas répondre à l’ensemble de vos besoins et de faire le bon choix dès le départ.

Les grands chapîtres de votre cahier des charges ecommerce

Quand on dit « cahier des charges ecommerce », ça fait peur à certains, on imagine tout de suite un document épais avec des diagrammes et des tableaux dans tous les sens. Et bien, pas nécessairement, tout dépend de la dimension du projet, un cahier des charges dans le cadre de la réalisation d’un site e-commerce peut être simple à établir, reste à savoir ce qui doit y figurer. Orisha Construction vous aiguille dans la rédaction de votre 1er cahier des charges ecommerce.

1. Présentation de l’entreprise

Ce chapitre peut paraître secondaire mais il ne l’est pas, bien au contraire. C’est dans cette partie de votre cahier des charges ecommerce que vous allez présenter les caractéristiques de votre entreprise. Raison sociale, ancienneté, historique, nombre d’établissements, le nombre de points de vente si vous en avez, l’activité principale, l’activité ou les activités secondaires, si votre activité est nouvelle, sera-t-elle essentiellement via votre site ecommerce ? le chiffre d’affaires de votre entreprise, les valeurs de l’entreprise, le nombre de salariés, le positionnement sur le marché, les produits et les services que vous vendez, les marques, gammes, lignes de produits, …

Gardez bien à l’esprit que ce cahier des charges sera lu par des prestataires qui ne vous connaissent pas, alors ne négligez aucun détail. Ces éléments aideront votre prestataire à s’imprégner de ce qui caractérise votre entreprise.

2. État des lieux de l’existant

La mise en place d’un cahier des charges d’un site ecommerce est parfois l’occasion de revoir le site vitrine s’il y en a un. Si c’est le cas, il convient donc de faire un état des lieux du site existant afin de savoir s’il est plus pertinent de le refaire complètement en même temps que le site e-commerce ou bien s’il convient de garder le site existant, pour des raisons de référencement par exemple. Dans ce cas, il sera important de bien le préciser dans le cahier de charges.

3. Objectifs du site e-commerce

Votre site e-commerce vient en général répondre à un besoin. Qui dit besoin dit objectif. Il est donc important de lister les différents objectifs que vous visez. Cela permettra aux parties prenantes de bien comprendre les motivations de votre projet. Vos objectifs peuvent être quantitatifs et/ou qualitatifs. 

• Souhaitez-vous gagner en visibilité sur internet pour contrer un concurrent ?
• Souhaitez-vous gagner des parts de marché sur une cible en particulier ?
• Souhaitez-vous attirer le client dans votre magasin ?
• Souhaitez-vous apporter un service complémentaire à une clientèle déjà existante (fidélisation) ?
• Souhaitez vous tester une nouvelle gamme de produits dans le cadre de la vente en ligne ?
• Ce projet s’inscrit-il dans le cadre d’un projet plus vaste de l’entreprise ? Si oui, décrivez- le.
• Vous êtes-vous fixé un objectif de chiffre d’affaires ? de nombre de visites ? nombre de ventes réalisées ? nombre de nouveaux clients captés par ce canal ?
• etc

Même si on les a toujours en tête, lister les principaux objectifs d’un projet e-commerce permet de se les rappeler et évite de s’éparpiller.

4. Typologie des clients ciblés par le site e-commerce 

Afin que votre prestataire soit en mesure de vous proposer un référencement adéquat et de comprendre les attentes de votre clientèle, il est important de bien la décrire. Qui sont vos clients ? En particulier, ceux que vous visez à travers ce site ecommerce. Des professionnels, des particuliers, des artisans, que recherchent-ils quand ils viennent sur votre site, à quels besoins vous devez répondre, quelles sont les particularités de vos clients “cibles”? Il est important de bien définir les caractéristiques, les attentes et les motivations de vos potentiels clients afin que votre futur site e-commerce réponde parfaitement à leurs besoins.

5. Les concurrents sur ce canal

Il est pertinent de lister vos principaux concurrents, cela permettra à votre prestataire de comprendre face à qui vous vous trouvez sur le web. Qui sont vos concurrents directs, vos concurrents indirects, les liens vers leur site web, les principaux éléments qui les différencient, leurs points forts, leurs points faibles, etc …

6. Expression des besoins

Maintenant que vous avez présenté votre entreprise, vos besoins, vos objectifs, vos clients et vos concurrents, vous devez présenter de manière claire vos besoins. Vous pouvez structurer ce chapitre de votre cahier des charges de la manière suivante : 

Périmètre du projet

Le périmètre du projet vous permet de répondre à quelques questions d’ordre «technique».

• Votre site doit-il être multilingue ? 
• Souhaitez-vous avoir une application mobile ou une version responsive de votre site ? La version responsive sera ni plus ni moins qu’une adaptation de votre site selon le support qu’utilise l’internaute (tablette, smartphone, ordinateur). Quant à l’application, cela implique le développement d’une application dédiée aux supports nomades. 
• Avez-vous des exigences quant à la solution de paiement ? 
• Souhaitez-vous intégrer un système de notation de vos produits ? 
• Doit-il y avoir un système de création de compte ? 
• Votre site web doit-il être multi-sites ? Cette question se posera notamment si vous avez plusieurs points de vente.
• Souhaitez-vous que vos clients “en compte”, passent commande sans forcément régler la commande en ligne ? Dans ce cas, la commande de votre client tiendra compte de l’encours qu’il a chez vous. Ce point est important puisqu’il implique un lien entre le logiciel qui gère les encours de vos clients et le site ecommerce, 
• Quelle stratégie de logistique envisagez-vous dans le cadre de vos ventes en ligne (vente à emporter, livraison à domicile ou sur chantier, tournée de livraison)?
• etc. 

Structure du site

Parfois au début d’un projet e-commerce, on a déjà une vague idée de ce que l’on veut. Une vague idée de la structure des différentes pages du site. Votre prestataire est bien sûr là pour vous aiguiller dans la construction de votre site, il est là pour vous apporter son expertise sur le sujet. Mais si vous avez déjà une idée de ce que vous souhaitez voir sur votre site, vous pouvez déjà soumettre une arborescence avec les différentes pages et votre prestataire saura vous aiguiller et vous dire ce qu’il convient de garder ou non.

À ce stade, vous pouvez également définir les différents filtres que vous avez envisagé dans votre cahier des charges ecommerce, si vous les avez déjà en tête. Par exemple : par rubrique, par prix, par popularité, par fabricant, … N’hésitez pas à vous inspirer de sites qui existent déjà, certains sites sont très bien faits. Ne vous arrêtez pas aux sites de vos concurrents, certains sites sont tout à fait transposables d’une activité à une autre, seuls les produits et les services changent.

Les caractéristiques d’une fiche produit

Définissez ce que vous souhaitez voir apparaître dans une fiche produit :

• Nom du produit, 
• Image(s) de mise en situation,
• Quantité en stock, 
• Prix, 
• Taille
• Couleur/teinte
• Note, etc. 

Si vous êtes équipé d’un logiciel de gestion, la fiche produit de votre logiciel doit vous servir de canevas pour construire votre « fiche produit web ». D’autant plus, si vous souhaitez connecter votre site e-commerce avec votre logiciel de gestion, ce qui est l’idéal pour gagner en productivité et en efficacité.

Charte graphique

Si vous disposez d’une charte graphique et c’est souvent le cas ne serait-ce qu’à travers le logo de votre entreprise, décrivez là : logo, couleurs, police de caractères, images, … La mise en place d’un site e-commerce, et plus largement d’un site internet, est souvent l’occasion de rajeunir l’identité visuelle de l’entreprise, si celle-ci n’a pas bougé depuis plusieurs années. Cela permet de « lifter » un peu l’image de l’entreprise et la mise en ligne du site web est un très bon prétexte de communication pour annoncer la nouvelle image. Si vous n’avez pas de charte graphique, c’est le moment de la créer et de la décrire  dans votre cahier des charges ecommerce.

Les contenus

Vous disposez peut-être déjà de contenus, de textes rédigés que vous souhaitez voir apparaître sur votre futur site ecommerce. Si c’est le cas, listez les et joignez les en annexes au cahier des charges ecommerce afin que votre prestataire en prenne connaissance dès le début du projet. Précisez également à votre prestataire si vous souhaitez intégrer des contenus de type vidéo, tutoriel, … ces éléments seront à prendre en compte lors de la conception du site.

7. Contraintes ou spécificités techniques

Ce chapitre doit lister vos attentes vis-à-vis du prestataire qui va réaliser votre site, sur le plan technique, à savoir : l’hébergement, le nom de domaine, la maintenance, la formation des personnes qui seront en charge d’animer le site, la mise en place de connecteurs avec des logiciels ou services tiers (CRM, Marketing automation, ERP, …), le choix du template utilisé, du CMS, …

8. Le planning 

Enfin il est important de définir un calendrier afin que chacun respecte ses engagements. Votre prestataire aura beaucoup à faire mais pensez bien que vous aurez aussi un peu de travail à fournir de votre côté. Il faut donc établir un calendrier tenable et cohérent pour toutes les parties prenantes. Dans le cadre d’un appel d’offre, il est conseillé de préciser une date de réponse attendue, cela cadre d’entrée de jeu le démarrage du projet et vous permet d’avoir l’ensemble des offres des différents prestataires que vous avez sollicités, en même temps.

Pour conclure

Le cahier des charges ecommerce est un formidable outil dans le cadre d’un projet e-commerce, il n’a pas besoin d’être complexe, bien au contraire, il doit être synthétique mais en même temps recenser l’ensemble des informations nécessaires au bon déroulement du projet. Plus il sera complet, plus le projet sera cadré et aura des chances de se dérouler sans problème, dans les temps et selon le budget défini au départ.