Open Pro Version 13 : le top 10 des fonctionnalités essentielles pour le négociant de matériaux

En juillet dernier, Orisha Construction, ex DL Négoce sortait la version 13 de son logiciel de gestion Open Pro, conçu pour l’activité de négoce de matériaux : plus de 150 nouveautés à découvrir, de l’optimisation de la préparation des commandes au suivi et pilotage fin des retours SAV. Dans cet article, nous nous focalisons sur 10 fonctionnalités incontournables, à côté desquelles vous ne devez pas passer !

1- Les conditions tarifaires

La gestion des tarifs et des conditions tarifaires est un point essentiel pour le négociant en matériaux. Il est impératif que votre ERP ait la capacité de gérer un grand nombre de situations. La V13 d’Open Pro intègre des outils inédits pour aller plus loin, à savoir :

• Le nouveau typage des conditions : il est dorénavant possible d’appliquer des conditions tarifaires en fonction du code NAF du client – cela nécessite d’avoir renseigné l’ensemble des codes NAF dans Open Pro évidemment. L’utilisateur peut aussi appliquer 2 remises sur un prix brut.
• La gestion de l’activité et des limites d’une condition tarifaire donnée, avec l’application d’une date limite par exemple.
• Une simplification de la gestion des répercussions : si une condition tarifaire est appliquée à un groupe de clients, il est possible de la dupliquer sur un autre groupe sans ressaisie, pour gagner du temps.

2- La préparation de commandes et la gestion des tournées

Étape cruciale pour garantir un service client de qualité, la préparation de commandes prend toute son importance à l’ère du digital et face à l’essor des plateformes e-commerce, la création des services de drive, click and collect etc. La version 13 de Open Pro fait un pas en avant pour permettre de mieux piloter les préparations, de limiter les oublis et de respecter les délais convenus avec les clients. Parmi les mises à jour, on peut noter :

• Le pilotage des préparations de commandes : l’utilisateur peut consulter l’état général via un tableau de bord, qui décline l’ensemble des préparations en cours et à valider, l’affectation des tournées et des préparations, et permet également d’analyser les performances globales.
• L’affectation des tournées aux préparateurs : il est possible de missionner directement les collaborateurs et d’affecter des tâches précises pour améliorer la prise en charge et en réduire les délais.
• La gestion des priorités : Open Pro est capable de calculer, en fonction de la date souhaitée de la mise à disposition de la commande par le client, une date idéale de fin de préparation. Cette fonctionnalité est une réelle aide à l’organisation logistique, tout en laissant la possibilité d’intervenir manuellement en cas d’urgence.
• La validation des préparations et des tournées : une fois la préparation de commande terminée, elle est intégrée dans une tournée. On va pouvoir indiquer ensuite le nombre de colis et de palettes, le poids total transporté etc., avant de valider définitivement.
• Le pilotage via statistiques : une mise à jour qui se veut un outil plus poussé pour permettre au dirigeant du négoce de prendre les bonnes décisions en termes de logistique et d’organisation, pour optimiser son activité.

3- Le classement ABC

Pour rappel, le classement ABC est un indicateur très intéressant qui permet de pointer les articles en forte ou basse rotation, ainsi que de prendre les bonnes décisions de stockage. La fonctionnalité intégrée à la version 13 de Open Pro permet de catégoriser les articles, les clients et les fournisseurs de A à C, A étant le niveau le plus haut. Chaque type est automatiquement classé via un paramétrage prédéfini en amont selon plusieurs critères (le CA, le nombre de lignes, la marge dégagée…). Le classement ABC a une forte incidence sur les préconisations de commande, mais il peut aussi servir aux inventaires sur liste pour prioriser les articles classés en catégorie A par exemple. Le classement peut être modifié manuellement par un utilisateur (selon droits d’accès), avec un suivi sur les modifications et celui ou celle qui les aura initiées.

Le classement ABC permet ainsi d’optimiser la gestion des stocks, les actions commerciales et les propositions de commandes, tout en gardant un suivi sur le nombre d’éléments dans chaque catégorie A, B ou C, les calculs faits par le système ainsi qu’un affichage avant/après calcul. Il est accessible partout dans Open Pro pour disposer des informations facilement, depuis la partie statistiques achats et ventes, jusqu’au consultation de tarifs, inventaires et propositions de commandes.

Ce classement peut s’appliquer aussi sur les fournisseurs et les clients.

4- La proposition de commandes et les simulations

Dans cette partie du logiciel de gestion négoce, la version 13 intègre de nouvelles actions comme :

• Prendre en compte le conditionnement facultatif dans la proposition de commandes : certains produits ne peuvent être commandés que par boîtes de 100 par exemple ;
• Ajouter des articles en passant par la recherche directe d’article ; 
• Simuler une proposition de commandes
• Compléter une simulation avec les articles présélectionnés et préconiser des commandes de produits qui permettent d’atteindre le franco de port ;
• Valider une simulation, la mémoriser pour la retrouver, la sauvegarder ou l’annuler.

La proposition de commande a été conçue pour permettre une meilleure gestion du réassort, et intègre des options qui améliorent l’ensemble du processus, à savoir :

• Un indicateur de la présence de commandes clients
• Un taux de majoration du délai fournisseur
• Des alertes en cas de prix spéciaux à un temps donné
• Une aide à l’atteinte du franco de port ou du minimum de commande
• Des informations articles qui permettent de vérifier la pertinence de la commande (en fonction des statistiques de vente, de la saisonnalité…) et l’affichage d’un historique de prix d’achat / prix de vente, précieux pour les négociations fournisseurs
• La modification d’un tarif d’achat
• La saisie de commentaires à destination du fournisseur
• Le suivi de statistiques dans l’agence, les dépôts, le groupe

5- Les réceptions et pré-réceptions

Cette fonctionnalité permet d’optimiser les mouvements de stocks au sein du dépôt et d’affiner l’équilibre recherché. En pré-réception, l’utilisateur peut ainsi mieux gérer les marchandises en attente de rangement, quelle que soit son organisation, et de bloquer les mouvements de sortie sur un emplacement donné.

En réception, l’outil propose automatiquement les cessions si la commande a été passée pour un autre dépôt (en cas d’intercession ou de commande groupée). Il permet également d’éditer automatiquement un bon de préparation si la réception d’une marchandise est affectée à une vente spécifique. L’utilisateur peut configurer l’ensemble des documents à générer et à imprimer en fin de réception.

Pour un meilleur pointage des réceptions, la version 13 d’Open Pro intègre un champ de recherche à partir d’un numéro de commande et un bouton d’accès direct à la consultation du tarif d’achat.

6- Les EDI fournisseurs

De bonnes relations fournisseurs font partie des conditions de réussite organisationnelle et commerciale pour un négoce de matériaux. C’est pourquoi la version 13 d’Open pro permet un champs d’actions spécifiques aux EDI fournisseurs, à savoir :

• Pouvoir gérer des EDI standards directement avec le fournisseur, avec des statistiques et des déclaratifs mensuels échangés en direct avec le fournisseur ;
• Paramétrer un envoi automatique et mensuel de déclaratif des dérogations tarifaires (en PDF, CSV ou fichier EDI). Il s’agit d’une fonctionnalité très demandée par certains fournisseurs de matériels électriques ;
• Paramétrer les informations envoyées dans les EDI (commandes express, commandes dépannage…) ;
• Envoyer des statistiques de vente aux fournisseurs sur une période déterminée.

7- SAV

Le module SAV est une nouveauté à part entière et permet de mieux gérer les retours clients, à partir d’Open Pro. L’utilisateur peut ainsi gérer les motifs de retours de marchandises, suivre l’ensemble des demandes de prises en charge et piloter le SAV via un tableau de bord, à l’affichage graphique simplifié et avec un accès direct aux informations pour renseigner le client. 

Le dirigeant peut également accéder à des statistiques fournisseurs, articles et clients, précieuses pour mieux piloter les commandes, choisir ses fournisseurs, accompagner sa clientèle. Les statistiques permettent de répondre à des questionnements tels que : le type ou l’article spécifique qui pose problème, le nombre de retours par fournisseurs (pour détecter un défaut de fabrication par exemple).

8- Open Pro Mobile : des nouveautés pour les terminaux

L’application Open Pro Mobile, destinée aux métiers du dépôt et du libre-service, n’est pas en reste de la version 13. Elle intègre de nouvelles fonctionnalités, telles que :

• La gestion du scan d’un article avec appareil photo : elle permet aux collaborateurs d’utiliser un terminal qui fonctionne sous Android, et pas uniquement les terminaux durcis métiers (type Zebra), pour une meilleure accessibilité ;
• La gestion des pré-réceptions fournisseurs ou des cessions avec la possibilité d’imprimer directement les étiquettes ;
• La gestion des préparations avec l’affectation aux magasiniers, qui sont notifiés sur leurs téléphones depuis Open Pro.

9- L’interface TPE

Afin de faciliter l’encaissement, le logiciel permet l’envoi du montant d’un règlement sur un TPE branché à Open Pro. Dans le cas d’une vente au comptoir et pour un règlement par carte bancaire, c’est un gain de temps pour les collaborateurs et les clients.

10- Signature dématérialisée au comptoir

Nouveauté beaucoup demandée par nos clients, la voici en version 13 de Open Pro. À la fin de l’édition d’un devis / BL, une nouvelle case “signer le document” apparaît dans l’outil. Si un client est présent dans le négoce au comptoir et a besoin d’un devis pour certaines pièces, il peut signer le document sur place.

La signature est effectuée sur un pad branché avec un stylet et est apposée directement sur le document numérique. Le devis / BL reste “en attente de signature” tant qu’il n’est pas signé.

Article rédigé NOV 25, 2022