Phase d’implémentation d’un ERP : réussir en 10 étapes !

Le processus de mise en place d’un ERP est long et déterminant pour la réussite d’un projet d’implémentation. Décalage avec les besoins de l’entreprise, périmètre fonctionnel incomplet, infrastructure coûteuse… Nombreux sont les pièges à éviter pour ne pas pénaliser son activité.

De l’analyse initiale des besoins de l’entreprise à la mise en production, DL Négoce vous explique comment réussir la mise en place de votre ERP en 10 étapes.

1. L’audit préliminaire
2. Le choix de l’ERP
3. Le cadrage
4. La reprise des données
5. Le paramétrage
6. Les tests
7. La formation des utilisateurs
8. La mise en production
9. L’accompagnement
10. La mesure des résultats

1. L’audit préliminaire

Avant d’implémenter un ERP, il est indispensable de définir les objectifs et les enjeux du projet. Souvent oublié, l’audit préliminaire permet pourtant de faire l’état des lieux du système d’information existant, de détecter les signes d’obsolescence de la solution de gestion actuelle, de définir les attentes précises de l’entreprise et d’amorcer la conduite du changement dans de bonnes conditions. La réussite du projet ERP dépend de cette analyse.

Cette phase d’étude avant la mise en place d’un ERP se compose de 3 parties : 

L’audit technique

L’audit technique permet de répondre à la question : mes outils actuels répondent-ils encore aux besoins de mon entreprise ? L’objectif de cette phase est de savoir si la solution de gestion en place est capable de satisfaire les objectifs de croissance et de développement de votre négoce de matériaux. Il consiste en une analyse du progiciel et de l’infrastructure matérielle qui l’entoure (serveur, postes de travail, douchette/scan, terminaux mobiles…).

Les utilisateurs

La réussite d’un projet ERP est fortement conditionnée par l’implication des équipes dans la transformation. 70% des projets de transformation digitale échouent principalement à cause de la résistance des collaborateurs, selon une étude McKinsey. Les utilisateurs de la future solution de gestion sont avant tout des collaborateurs, avec des besoins, des usages et des attentes précises. Il est crucial qu’ils fassent partie intégrante du projet. 

L’audit fonctionnel

L’audit fonctionnel permet de recenser de manière détaillée les différents processus métiers et de baliser le fonctionnement du négoce. Réalisé par un chef de projet, il met en lumière les process auxquels l’ERP devra s’adapter : organisation générale, gestion de produit, gestion commerciale, logistique et approvisionnement, gestion des stocks, comptabilité…

2. Le choix de l’ERP

ERP open source, ERP mode Saas, offre on-premise, hébergement cloud… Selon les résultats de l’audit préliminaire et les critères dressés dans le cahier des charges, il faut à présent choisir la solution de gestion qui va être déployée. Quelques conseils pour s’y retrouver face aux multiples terminologies…

Connaître les solutions disponibles :

• Généraliste ou métier : là où un ERP généraliste répond aux attentes de base et garantit une certaine fiabilité, l’ERP métier offre un périmètre fonctionnel adapté à votre secteur d’activité, avec des modules de gestion spécifiques, une prise en main facilitée et une fluidité appréciable.

•  Hébergement : serveur local, cloud privé, cloud public… Face aux évolutions des usages au travail et aux problématiques de cybersécurité, vous devez sécuriser vos données et votre activité, en conformité avec les réglementations du marché.

• Infrastructure matérielle : ERP mode Saas (Sofware as a Service), open source ou on-premise… Les coûts d’installation et de maintenance de chaque option sont radicalement différents.

Choisir le bon partenaire :

Gardez à l’esprit qu’au-delà d’une seule solution technique, l’ERP est aussi un outil créé et supporté par un intégrateur. Ainsi vous choisissez aussi bien un logiciel qu’un véritable partenaire au quotidien. Celui-ci doit être capable d’accompagner votre croissance, de suivre votre évolution et celle de votre domaine d’activité, tout en vous proposant des avantages concurrentiels stratégiques. 

3. Le cadrage

La  phase de cadrage se matérialise par une réunion de projet, aussi appelée comité de pilotage. Il s’agit d’une équipe référente au sein de votre entreprise, des collaborateurs désignés comme représentants pour renforcer la coopération sur l’implémentation. 

Cette étape permet de :

• Définir les équipes projet (prestataire intégrateur et interne à l’entreprise) 
• Présenter les responsabilités de chacun (qui fait quoi ?)
• Établir un 1er rétroplanning du projet
• Faire la restitution de l’audit pour valider la compréhension des process et des besoins et présenter les éventuelles recommandations

4. La reprise de données

La reprise ou migration de données est une phase clé dans la mise en place d’un ERP. C’est à ce moment que vous allez définir le périmètre des données que vous allez intégrer dans la future solution de gestion. Les entreprises profitent également du changement de logiciel pour faire le ménage dans leur base de données, supprimer ce qui doit l’être, étoffer des fiches produits, ajouter des unités etc.

Cette étape permet aussi de procéder à la mise à jour de votre infrastructure, en fonction des pré-requis de l’ERP retenu et de vos besoins matériels actualisés (serveur, parc informatique, supports mobiles…).

5. Le paramétrage

La phase de paramétrage consiste à créer les environnements techniques qui vont accueillir votre nouvel ERP : configuration des postes de chaque utilisateur, paramétrage des imprimantes et autres périphériques, configuration du serveur si vous n’avez pas opté pour un mode Cloud ou hébergé, paramétrage des droits d’accès des utilisateurs, réseaux, sécurités, etc. L’éditeur va également configurer les fonctionnalités et modules qui correspondent à vos besoins et process métiers. 

Ce paramétrage peut se faire à distance mais la plupart du temps nécessite une intervention technique sur site pour tout ce qui concerne la partie matérielle.

6. Les tests

Une fois le logiciel paramétré, place aux tests. Ils sont cruciaux pour valider l’environnement ERP mis en œuvre, avant le déploiement définitif de la solution. En cas d’écarts fonctionnels entre vos besoins et les fonctionnalités proposées par l’éditeur, on peut procéder à des développements complémentaires pour adapter complètement la solution.

La phase de tests concerne l’équipe projet définie au départ. Consciente des enjeux et des objectifs, elle sera capable de remonter les ajustements éventuels nécessaires. Les feedbacks sont une mine d’or pour rectifier des erreurs et personnaliser l’expérience d’utilisation de l’ERP.

7. La formation des utilisateurs

Passée l’étape des correctifs, il est l’heure de la formation de l’ensemble des utilisateurs. Elle a lieu quelques semaines avant le démarrage du nouvel ERP. Le programme est adapté selon le profil de l’utilisateur, selon le poste qu’il occupe dans l’entreprise et ses besoins. Un magasinier ne sera pas formé sur les mêmes sujets qu’un vendeur comptoir ou un ATC terrain.

Une formation bien faite est une formation qui permet d’accélérer l’intégration de l’ERP dans les usages des collaborateurs, où les bénéfices de la solution sont perçus, compris et valorisés par vos équipes.

8. La mise en production

Le jour J est enfin arrivé ! L’ERP est en production, l’ensemble des utilisateurs est formé au nouvel outil. Lors de cette phase, l’éditeur de la solution de gestion est dans vos locaux et vous accompagne durant quelques jours pour être disponible pour les utilisateurs durant les premières heures d’utilisation. 

Un ou plusieurs chefs de projets vous accompagnent dans cette phase de démarrage, pour s’assurer que la prise en main se fait correctement et que les process sont respectés, sans ralentir l’activité.

9. L’accompagnement

Un accompagnement des utilisateurs au quotidien et dans la durée est indispensable. Il se poursuit en général durant les 90 jours qui suivent le démarrage. Les utilisateurs ont un accès privilégié avec le ou les chef(s) de projet qui ont géré le projet depuis le début. 

À l’issue des 3 premiers mois, l’éditeur vient mesurer l’adhésion des équipes du négoce au nouvel outil ERP et apporter des ajustements ou points de formation complémentaires le cas échéant.

10. La mesure des résultats

Dernière étape de la mise en place d’un ERP : mesurer le retour sur investissement. Une fois que le progiciel est complètement opérationnel, il faut quantifier les bénéfices générés par son implémentation, en termes de productivité, de réduction des coûts, de performance. Pour cela, il faut vous référer à des indicateurs clés de réussite du projet, que vous aurez suivi tout au long du projet.

La mesure des résultats est très importante et est une phase “continue”. Plus vous restez en veille, plus vous êtes à même de repérer les éventuels écarts par rapport aux objectifs fixés. En remontant ces problématiques, vous aidez votre prestataire à améliorer sa solution et à vous proposer des évolutions toujours en phase avec vos besoins.