Les clés pour une bonne gestion des approvisionnements

Pour maximiser sa rentabilité, un négoce doit éviter deux risques principaux : le surstockage, qui augmente les coûts, et la rupture, qui impacte la satisfaction client. C’est tout l’enjeu d’une bonne stratégie de gestion des approvisionnements : trouver l’équilibre et garantir la disponibilité des matériaux.

Qu’est-ce qu’une bonne stratégie d’approvisionnement ? Quelles méthodes faut-il appliquer et quelles sont les clés pour réussir ? Voici tous nos conseils pour mettre en place une bonne gestion des approvisionnements dans votre négoce.

1. Qu’est-ce que la gestion d’approvisionnement ?

La gestion des approvisionnements dans un négoce de matériaux consiste à planifier, organiser et contrôler l’ensemble des activités liées à l’approvisionnement en matériaux et produits nécessaires à l’activité de l’entreprise. Cela inclut le sourcing et la sélection des partenaires, la négociation des contrats, le suivi des commandes de produits, la réception et le stockage des marchandises, ainsi que la gestion des retours éventuels.

L’objectif principal est d’assurer un approvisionnement régulier et fiable en marchandise, tout en optimisant les coûts et en minimisant les risques. Cela implique de trouver les fournisseurs les plus adaptés en termes de qualité, de prix, de délais de livraison et de conditions contractuelles. On vise également à maintenir un niveau de stock adéquat pour éviter les ruptures ou les surstocks, ce qui entraînerait des dépenses supplémentaires.

In fine, la gestion des approvisionnements dans un négoce de matériaux de construction vise à garantir une disponibilité constante des produits nécessaires à l’activité de l’entreprise, dans l’optique d’une meilleure rentabilité pour l’entreprise.

La chaîne d’approvisionnement intègre de multiples étapes, chacune avec un intérêt stratégique à fort impact sur l’ensemble du processus :

• Identification des besoins : en fonction de la demande et des stocks déjà existants
• Sélection des fournisseurs : sourcing et négociation sur les conditions tarifaires, les délais de livraison et de paiement, etc.
• Planification des approvisionnements : ensemble de règles en fonction de l’activité et de la typologie des produits, pour bien gérer la supply chain et les niveaux de stock
• Émission d’un bon de commande : après la création d’une demande d’achat, un bon de commande est émis à destination du fournisseur
• Réception des marchandises : vérification des produits et entreposage dans le ou les dépôts du négoce
• Facturation et analyse des performances de la chaîne pour l’améliorer en continu

2. Quels sont les enjeux pour les responsables des achats ? 

Réduire les coûts

En ajustant les niveaux de stock en fonction de la demande, les responsables des achats évitent le surstockage qui entraîne une augmentation des coûts d’entreposage. En les réduisant, l’entreprise peut au final allouer ces ressources financières à d’autres domaines stratégiques.

Optimiser les rotations de stock permet également d’éviter les ruptures, qui peuvent entraîner une perte de clientèle, car ces derniers se tournent vers la concurrence pour obtenir les produits dont ils ont besoin. En gérant efficacement les approvisionnements et en maintenant un niveau de stock adéquat, on évite ces situations préjudiciables et on assure la satisfaction des clients tout en maximisant le chiffre d’affaires du négoce.

Garantir la satisfaction client

En assurant une disponibilité constante des produits, vous répondez aux attentes des consommateurs qui disposent des matériaux dont ils ont besoin, quand ils en ont besoin. Cela renforce la confiance des consommateurs envers l’entreprise et favorise leur fidélité. Un client satisfait est plus susceptible de revenir et de recommander le négoce à son entourage, ce qui contribue à la croissance du chiffre d’affaires.

Améliorer la disponibilité des produits, c’est anticiper les demandes. Cela implique de surveiller les tendances du marché, d’analyser les historiques de ventes et de prévoir les fluctuations saisonnières. Comprendre les besoins de la clientèle et prévoir les variations de la demande, permet d’ajuster les niveaux de stock en conséquence, évitant ainsi les ruptures et les délais de livraison excessifs.

Maintenir de bonnes relations fournisseurs

La satisfaction client dépend directement de la coordination étroite avec les partenaires du négoce. Cela implique de s’assurer que les commandes sont passées en temps voulu, que les délais de livraison sont respectés, que les conditions tarifaires sont les plus pertinentes. C’est un enjeu phare des responsables des achats qui doivent se reposer sur les bons outils de communication et formaliser un maximum les contrats pour favoriser une bonne entente et des partenariats fructueux.

Améliorer les processus

Un autre défi de taille est celui de l’optimisation des tâches administratives et des processus courants, pour accélérer l’ensemble de la chaîne, créer de la valeur et maximiser la rentabilité. Il faut continuellement œuvrer pour améliorer les performances de la supply chain. Cela passe par la mobilisation des bons outils de travail, la formation adéquate des collaborateurs, mais aussi l’analyse en continu de l’activité et d’indicateurs clés pour parvenir à une meilleure maîtrise des approvisionnements.

3. 5 clés pour une bonne gestion des approvisionnements

Choisir la bonne méthode d’approvisionnement

Il existe différentes méthodes pour gérer ses approvisionnements dans un négoce, à savoir : 

• La méthode JAT (Juste-À-Temps) ou JOT (Just-On-Time) : comme son nom l’indique, elle consiste à ne réaliser les achats qu’une fois la demande enregistrée. Elle réduit considérablement le temps de stockage mais demande une gestion agile des approvisionnements et une grande réactivité des fournisseurs.
• La méthode calendaire : cette méthode simple consiste à passer commande à date fixe d’une quantité de produits manquants par rapport à un stock idéal défini en amont. Dans le cadre d’une rotation régulière, elle permet de bien gérer ses coûts d’entreposage mais présente un risque de rupture de stock en cas de forte de demande.
• La méthode Kanban : basée sur un stock minimum, cette méthode fonctionnant à flux tirés déclenche des achats progressifs en fonction de la demande pour conserver un même niveau de stock.
• La méthode prévisionnelle : elle dépend d’une analyse fine du marché, de la veille concurrentielle, des historiques de vente… Plus poussée que la méthode empirique d’analyse des données des années précédentes, elle s’adapte aux évolutions et aux tendances en intégrant un ensemble de données clés pour la gestion des approvisionnements.

Bien gérer ses stocks

La bonne gestion des approvisionnements fait partie intégrante de la gestion globale des stocks d’un négoce. C’est tout un système à améliorer pour pérenniser l’activité et maximiser la rentabilité de la supply chain. Avoir le bon stock au bon moment et au bon endroit, optimiser les marges, améliorer la performance de la plateforme logistique, faciliter les inventaires pour une bonne gestion produits… La gestion d’approvisionnement fait partie intégrante du processus et ces différents aspects du métier de négociant conditionnent la performance de l’entreprise. C’est pourquoi il faut absolument une vision globale des choses.

Connaître ses clients

Pour garantir une bonne gestion des approvisionnements, il est essentiel de bien connaître la clientèle du négoce. En comprenant les besoins, les préférences et les habitudes d’achat, il est en mesure d’identifier les tendances et d’anticiper les demandes futures. Cette connaissance approfondie des clients permet également d’ajuster les niveaux de stock en fonction des besoins réels, évitant ainsi le sur-stockage ou les pénuries.

L’utilisation d’un CRM intégré dans la solution de gestion des approvisionnements est extrêmement utile. Le responsable des achats peut accéder rapidement et facilement à une vision unifiée des données, ce qui facilite l’analyse et la compréhension des tendances. Il anticipe les fluctuations de la demande, optimise ses stocks et garantit une disponibilité constante des produits pour satisfaire pleinement les besoins de sa clientèle.

Miser sur le digital pour mieux collaborer

Dans le cadre d’une stratégie d’approvisionnement, le digital permet de formaliser les relations fournisseurs en centralisant les informations clés telles que les contrats, les tarifs et les conditions. Cela facilite la gestion des partenariats, permet de suivre les performances et de négocier de meilleures conditions.

La communication au sein du négoce est aussi grandement améliorée, puisque les outils professionnels facilitent les échanges (messagerie instantanée) et la synchronisation des informations (espaces de travail collaboratifs, données unifiées entre les différents services en temps réel). La coordination des équipes et la prise de décisions sont boostées. 

Le digital tend également vers davantage de standardisation et d’automatisation des processus administratifs, afin de gagner du temps et d’éviter les erreurs. L’édition de bons de commande, le suivi des transactions et la facturation sont facilités, ce qui réduit les tâches manuelles et améliore l’efficacité globale du processus d’approvisionnement.

Choisir une solution métier

Opter pour une solution digitale de gestion, oui mais pas n’importe laquelle ! Il est crucial de choisir un outil métier, conçu pour les enjeux du négoce de matériaux de construction et pour optimiser les processus en fonction des spécificités du secteur avec des fonctionnalités dédiées. Par exemple :
 

> La création de seuils et alertes sur les stocks : stock de sécurité, stock minimum, stock maximum… afin d’être dans une posture proactive sur la gestion des approvisionnements et d’éviter les ruptures comme le surstockage ;
> La préconisation de commandes : notamment des recommandations pour atteindre le franco de port pour minimiser les coûts d’approvisionnement, tout en ne dépassant pas le stock maximum ;
> Le suivi d’indicateurs clés pour maîtriser la chaîne d’approvisionnement et l’améliorer en continu : niveaux de stock, taux de service, taux de fiabilité fournisseur, pourcentage de défaut produit, total cost of ownership…