Comment rédiger un cahier des charges dans le cadre du changement de l’ERP ?

L’élaboration d’un cahier des charges, dans le cadre d’un changement d’ERP, est un challenge technique, fonctionnel et organisationnel. L’outil ERP est un maillon indispensable à votre entreprise, véritable moteur de vos performances et accélérateur de vos prises de décision. Orisha Construction vous accompagne à travers cet article pour revenir sur les grandes étapes à formaliser, lors de la rédaction de votre cahier des charges ERP.

1. Dresser l’état des lieux de votre cahier des charges : définir l’existant

Votre cahier des charges ERP doit repenser la structure interne de l’entreprise, son organisation humaine et technique. Quelques questions sont à se poser avant de chercher la perle rare et de choisir votre ERP :

• Quels sont les outils en place dans l’entreprise aujourd’hui ?
• Par qui sont-ils utilisés ?
• Caractéristiques de mon infrastructure matérielle (poste de travail, serveur, etc.) ?
• Si vous utilisez une solution ERP à ce jour, en quoi ne répond-elle pas à vos besoins ? 
• Quelles sont les fonctionnalités clés et secondaires ? 
• Pourquoi décider à ce jour d’installer un outil ERP au sein de votre entreprise ? Est-ce que vos équipes demandent à changer de solution ?
• Est-ce que la situation est urgente ? Départ en retraite d’un collaborateur ? La solution installée est-elle en fin de vie ?
• Pourquoi un ERP et pas un autre logiciel spécialisé ?

Répondre à ces questions vous permettra de définir les parties prenantes du projet, quelles sont les personnes qui vont constituer “l’équipe Projet” pour le déploiement de l’ERP. Et de mesurer l’impact du changement sur les différents services.

2. Définir les parties prenantes

Définir l’équipe projet interne qui pilotera l’ensemble du projet. Choisissez des personnes qui sauront représenter chaque service concerné et qui connaissent parfaitement les process de l’entreprise.

Chaque rôle donné doit être pointilleux quant aux missions menées. Il est important de ne pas être vague pour ne pas créer de malentendu sur les missions et l’importance de chacun dans le projet. Le cahier des charges sert aussi à se poser, réfléchir aux actions futures.

3. Définir les objectifs de ce changement

Une fois que vous avez défini la ligne de votre projet, il est important de vous concentrer sur les besoins de votre entreprise. Voici quelques questions auxquelles vous devez répondre pour y parvenir :

•  À quelles problématiques souhaite-je répondre en changeant d’ERP ?
•  Quels objectifs vise-je à court, moyen et long terme ? 

Ces questions définissent un périmètre autour de votre futur ERP, dessinant un portrait assez fidèle de vos attentes pour vos besoins actuels et futurs.

Exemple : Négociant de matériaux, mon entreprise a grandi (croissance externe), mon outil informatique n’est pas homogène, je suis obligé de faire coexister différents ERP, nous avons un problème d’interopérabilité, nos solutions ne sont pas connectées entre elles. Ce qui oblige des ressaisies, source d’erreurs humaines trop fréquentes et perte de temps.

Exemple 2 : Mon ERP était très bien adapté jusqu’à présent mais la gestion des tarifs et conditions tarifaires est devenue plus complexe, mon ERP est trop généraliste et ne répond plus aux besoins quotidiens de mon métier.

Exemple 3 : Mon processus d’achat est trop lourd, il me faut un logiciel capable de gérer toute la chaîne de manière fluide et optimale.

4. Définir le périmètre et ses attentes fonctionnelles

À ce stade, il est important de savoir quel sera le périmètre de l’ERP :

•  Ai-je besoin de mettre en place uniquement la gestion commerciale (gestion des achats, ventes et stocks) et la comptabilité dans un premier temps ?
•  Un outil de mobilité dépôt à moyen terme pour optimiser mes réappros, mes inventaires, ma préparation de commande, etc. ?
•  Un outil de statistiques qui consolide les chiffres de mes différents sites pour un pilotage optimal ?
•  Un site e-commerce à horizon 12 mois ?
•   Quels sont les process actuels et ceux que je souhaite mettre en place demain, etc. ?
•  Ai-je quelqu’un qui saura aider à nettoyer les données pour faciliter la reprise de données ?

Répondre à ces questions permettra de bien délimiter un premier périmètre fonctionnel que l’on souhaite mettre en place dès le début du projet, mais aussi à moyen et plus long terme. En effet, un projet ERP peut s’échelonner sur plusieurs mois selon la taille de l’entreprise et l’organisation de la structure. A ce stade, on constate qu’un rétroplanning commence à se dessiner de lui-même.

Exemple : vous recherchez avant tout un ERP qui gère les devis et factures de vos relations BtoB et BtoC en quelques secondes. L’analyse des devis et factures est une première piste des investissements que vous réalisez à ce jour. Vous développez un regard plus critique sur la gestion de votre budget et vous corrigez le tir au besoin..

Exemple 2 : vous souhaitez ouvrir un site e-commerce de vos produits ? La gestion des stocks, la gestion de vos tarifs (prix publics, pris professionnels, conditions particulières, …), la gestion du transport, le click and drive, …sont autant d’aspects à prendre en compte et qui devront être gérés nativement dans votre futur ERP.

5. Définir son budget

Autre étape et pas des moindres dans votre cahier des charges pour votre ERP : définir votre budget. D’autres questions se juxtaposent aux précédentes :

•   Combien me coûte mon ERP actuel ? Licence, maintenance, prestations diverses, mises à jour …
•   Combien ai-je d’utilisateurs à équiper, à court et moyen terme ?
•   Quel est mon budget formation ?

Répondre à ces questions apporte à votre prestataire tous les éléments nécessaires pour concrétiser une première approche tarifaire. Il ne vous reste qu’à déterminer avec vos équipes et la Direction une idée de l’enveloppe budgétaire que vous souhaitez allouer à votre ERP. Il n’est pas nécessaire de mentionner un budget dans un cahier des charges, mais le fait d’y travailler en amont vous permettra d’avoir en tête un premier budget potentiel.

Exemple : le budget maximum alloué à votre projet, l’enveloppe budgétaire pour d’éventuels développements de fonctionnalités complémentaires dans le futur. 

6. Définir un rétroplanning

Définissez ensemble un 1er rétroplanning qui évoluera avec les parties prenantes du projet et le prestataire que vous aurez choisi. Votre prestataire établira avec vous LE rétro planning définitif afin de définir des deadlines tenables en fonction de votre projet.

Si vous faites un appel d’offres sollicitant plusieurs prestataires, définissez une date de réponse à cet appel d’offres afin de limiter les dérives en termes de timing.

De plus, au sein de votre rétro planning n’oubliez pas d’établir des dates butoirs à chaque étape du projet, ainsi que des phases de test.

Article rédigé JUIN 23, 2021