5 conseils pour réussir la mise en place d’un CRM métier en négoce

Votre équipe commerciale s’est étoffée ces dernières années, avec elle le potentiel commercial mais vous avez du mal à avoir une visibilité claire et précise de votre potentiel business et de l’activité commerciale de votre négoce.

• Perte de temps à retrouver les informations liées à vos clients et prospects,
• Aucune information n’est centralisée
• Pas de visibilité sur l’activité commerciale : rdv, compte rendu de visite, …
• Suivi des objectifs fastidieux
• Perte d’informations lorsqu’un ATC s’en va, etc.

La mise en place d’un CRM métier peut vous aider à structurer votre activité commerciale mais par où commencer ? Nous vous éclairons à ce sujet, avec 5 conseils pour réussir la mise en place de votre CRM métier.

Comment choisir un CRM métier ?

Avant toute chose, connaissez-vous la définition d’un CRM ? Un CRM, pour Customer Relationship Management, est un outil de gestion qui centralise toutes les données liées à votre clientèle. Entre autres, il possède un historique complet et mis à jour constamment sur vos clients : stocks, encours, tarifs, … Mais comment faire le bon choix pour votre négoce de matériaux et adopter la meilleure solution de négoce ?

1. Définir les objectifs de votre recherche d’un CRM métier 

La première étape est de ne pas se précipiter dans son choix et de se poser les bonnes questions. Quels sont vos besoins ?

• Mettre en place des process, structurer l’activité commerciale ?
• Suivre et piloter plus finement la performance commerciale ?
• Avoir un outil où l’ensemble de l’activité commerciale est centralisé ?
• Mieux suivre et relancer le portefeuille des affaires en cours ?
• Centraliser les agendas des ATC (rdv, comptes rendus de visite) ?
• Mettre en place un outil de prospection ?
• Équiper les ATC d’un outil nomade pour gagner en efficacité et en autonomie sur le terrain ?
• Etc.

Quelles sont les problématiques de votre entreprise ? Quelles sont les solutions que vous avez imaginées pour y répondre ?

Posez-vous une question essentielle : qu’est-ce qui fonctionne et qu’est-ce qui ralentit votre activité ? Une fois que vous savez où le bât blesse et de quoi vous avez besoin, faire votre choix entre les différentes solutions CRM sur le marché devient plus facile.

2. Rédiger un cahier des charges 

Ce n’est pas parce que vous avez établi vos besoins lors d’un brainstorming, que le choix de votre solution CRM métier est une évidence ! De nombreux professionnels se lancent dans la rédaction d’un cahier des charges dans le cadre lors du changement de leur ERP – le faire pour votre CRM métier est tout autant indispensable. 

Ce dernier détaille non seulement vos objectifs, mais aussi le cadre de votre projet :

• L’existant, avec les axes d’améliorations envisagés, 
• L’attribution des tâches des parties prenantes du projet (qui fait quoi?), 
• Les attentes fonctionnelles,
• Le budget alloué au projet,
• Votre rétro planning détaillé,

Votre cahier des charges est le support de votre projet CRM. Il est votre feuille de route et vous permet de ne pas vous écarter des objectifs fixés. Sa tenue et son suivi sont clés de réussite !

3. Définir les équipes compétentes au projet

Lors de la mise en place d’un CRM métier, votre cahier des charges détaille les parties prenantes du projet. Celles-ci impliquent les équipes commerciales dès le départ, qui sont piliers dans le développement du projet. 

Notre conseil ? Il est important de constituer une équipe qui sera en charge du pilotage du projet. Bien sûr, l’éditeur de logiciels ou l’intégrateur que vous aurez choisi va vous accompagner dans la mise en place mais il vous faut aussi définir une équipe en interne pour assurer les interactions tout au long du projet.

L’idéal est de définir des personnes qui seront directement impactées par la mise en place du nouveau CRM, bien sûr un ou deux membres de l’équipe commerciale, par exemple un ATC ou un commercial sédentaire, le Directeur Commercial et une personne de l’administration des ventes en charge de traiter les commandes des clients, l’encours, …

Ne pas impliquer les commerciaux dans le projet serait une erreur, les intégrer augmente les chances d’adhésion et limite le sentiment qu’on leur impose un nouvel outil, souvent perçu comme un logiciel destiné à surveiller leur travail. La taille de ce comité de pilotage dépend de la taille de l’entreprise et la dimension du projet. Chaque personne doit connaître son rôle et ses missions dans le projet et sera moteur après la mise en place du CRM.

4. Il est temps de choisir votre outil de travail

Concernant le choix de votre CRM métier, vous devez encore prendre le temps de le choisir avec clairvoyance. Dès lors que vous avez repéré une ou plusieurs solutions logicielles, n’hésitez pas à demander conseil. Vous avez devant vous de nombreuses solutions :

• Faites des recherches sur internet (moteur de recherche, site de comparaison, avis, sites des éditeurs, intégrateurs, presse spécialisée, …)
• Demandez conseil à vos confrères. Plus d’un est prêt à vous donner son avis quant à son expérience avec son CRM et son avis quant à ses performances, la qualité du service client… 
• Si vous adhérez à un Groupement, posez directement la question auprès de votre centrale ! Gedimat, France Matériaux, Starmat, CMEM, Tout faire…, votre Groupement peut vous orienter vers une solution déjà référencée.

N’oubliez pas avant tout d’opter pour un outil ergonomique, intuitif et dédié au milieu du négoce de matériaux ! Ce métier spécifique demande bien plus qu’une organisation de votre catalogue de prix. Votre outil CRM métier ne doit pas être vécu comme une contrainte pour vos commerciaux. Une fois que vous avez listé quelques éditeurs ou intégrateurs, vérifiez que le CRM respecte votre budget, s’il est disponible sur tablette, …

5. Accompagner vos ATC

Une fois le CRM métier mis en place, tout commence. En effet, il faut que l’outil soit pris en main par les équipes, qu’il y ait une adhésion complète. L’accompagnement est primordial. Cela passe par des sondages sur l’utilisation de l’outil, de la formation interne et externe avec le prestataire que vous aurez choisi, durant les premiers mois d’utilisation.

Article rédigé OCT 29, 2021