Comment bien choisir son ERP en 7 étapes ?

Vous constatez que votre logiciel ERP ne répond pas à vos besoins quotidiens ? Vous faites face à de nombreux problèmes de contrôle de l’encours clients, ou des erreurs de facturation liées à une mauvaise gestion tarifaire, base de données mal faite… ? Vos données sont collectées sans organisation interne et rechercher une facture devient un véritable parcours du combattant ? 

Votre outil ERP est votre plus fidèle allié pour ré-organiser votre entreprise ! Orisha Construction fait le point à vos côtés sur 7 grandes étapes indispensables, en vue de bien choisir votre ERP. 

1. Choisir son ERP : quels sont mes besoins ?

Choisir son ERP dépend de nombreux critères. Parce qu’il est facile de perdre pied, nous vous recommandons de prendre le temps de poser et lister vos différentes problématiques, vos points de douleur et les fonctionnalités indispensables à votre développement. Demandez-vous :

• Quels sont mes besoins à court, moyen et long terme ? 
• Ai-je besoin de mettre en place uniquement la gestion commerciale et la comptabilité dans un premier temps ?
• Est-ce un outil de mobilité dépôt à moyen terme ?
• Est-ce un outil de statistiques qui consolide les chiffres de mes différents sites ?
• Souhaite-je développer un site ecommerce à horizon 12 mois ?
• Quels sont les process actuels et ceux que je souhaite mettre en place demain ?
• Quelles sont les échéances données pour le déploiement de l’outil ERP ?

Et bien sûr, une question essentielle : quel est votre budget  ?

Pour répondre à ces questions épineuses, la rédaction d’un premier cahier des charges sur votre outil ERP vous donne un panorama complet des enjeux à venir. Ce document vous servira de guide et sera transmis aux acteurs que vous souhaitez solliciter.

2. Quels sont les acteurs du marché ? Comment les trouver ?

Différentes solutions ERP s’offrent à vous pour choisir un logiciel adapté à votre secteur d’activité, et qui reprend toutes les fonctionnalités inhérentes à votre métier.

• Lancez une recherche sur les moteurs de recherche (Google, Firefox, Bing, Yahoo…)  en tapant la nature de votre recherche : ERP Négoce, Logiciel BTP, Logiciel négoce de matériaux, etc. 
• Questionnez vos confrères. Consultez-les et demandez-leur pourquoi ils ont opté pour leur ERP actuel plutôt qu’un autre, le temps de déploiement, la proximité avec le prestataire (service client…), ainsi que les points forts et faibles. 
• Interrogez des groupements (solutions référencées). Si vous êtes adhérent à un groupement d’indépendants, Starmat, MatPlus, Gedimat, Bigmat, France matériaux, … consultez votre référent, il sera vous orienter vers des prestataires connus et référencés par le Groupement. Et éventuellement vous orienter vers des confrères qui utilisent ces ERP.

3. Demandez une démonstration

Dès lors que vous avez identifié les acteurs qui vous intéressent, transmettez-leur votre cahier des charges : attente, budget à engager, nombre de personnes sur le projet… 

N’hésitez pas à challenger leurs équipes en demandant une ou plusieurs démo de leur ERP. Planifiez des RDV avec les différents prestataires retenus afin de juger par vous-même que les fonctionnalités logicielles répondront à vos besoins.

N’hésitez pas à soumettre un ou plusieurs processus métiers pour voir tout le cheminement et vous assurez que le process réponde à votre organisation.

4. Demandez des références 

Si vous n’avez pas eu l’occasion de le faire avant, demandez des références à contacter. Demandez de préférence conseil à une entreprise qui fait le même métier que vous et d’une taille similaire. Choisir un ERP n’est pas anodin, au contraire. C’est structurant pour votre négoce, il est donc important de faire le bon choix.

5. Critères de choix 

Choisir un ERP se base logiquement sur des critères de choix, inhérents à chaque entreprise. Bien sûr, il doit répondre à vos besoins, à vos problématiques. Cependant, certains critères importants peuvent vous aider à orienter votre choix :

• Posséder une technologie toujours à jour, qu’elle soit à télécharger ou en ligne.
• Des références sur votre marché.
• Une solution évolutive pour faire grandir votre négoce au moment venu.
• Un prestataire qui tient la route (pérennité).
• Un prestataire capable de gérer la conduite du changement de vous accompagner et d’accompagner vos salariés dans ce changement d’outils.

6. Le prix

Étudier de près les offres tarifaires des différents prestataires pour choisir votre ERP. En général, les tarifs sont composés de :

• Les licences (le logiciel)
• Le plan Projet (reprise de données, déploiement, suivi, formation)
• La maintenance

Aujourd’hui, la plupart des ERP, ou logiciel quels qu’ils soient, sont vendus sous forme de licence utilisateur et le coût est un loyer mensuel. Certains éditeurs intègrent de base la maintenance, d’autres la dissocient. Demandez toujours ce que comprend le prix. Idem pour les mises à jour logiciel qui interviennent tous les 1 ou 2 ans, certains prestataires font payer les mises à jour, d’autres l’intègrent dans le prix. Privilégier le tout en un limitera les surprises.

7. Interopérabilité 

Difficile de trouver et choisir un ERP qui fait tout-en-un ! Il n’est pas rare qu’un négoce utilise plusieurs logiciels pour répondre à différents besoins. Logiciel 3D pour les plans de cuisines, deviseur spécialisé pour tout ce qui est huisserie, logiciel de métrés, comptabilité externalisée, etc. 

Assurez-vous donc que le partenaire que vous choisirez sera prendre en compte l’ensemble de votre écosystème et vous proposer d’interconnecter ces solutions avec l’ERP, dans la mesure du possible.

Article rédigé JUIN 24, 2021