Comment choisir le meilleur logiciel de suivi de chantier pour doper votre croissance ?

5 conseils pour choisir le meilleur logiciel de gestion de chantier

Au quotidien, les entreprises du BTP doivent faire face à de nombreux défis : les chantiers se complexifient, les contraintes réglementaires se multiplient et les délais se resserrent. Dans ce contexte, les logiciels de gestion et de suivi de chantier peuvent être de précieux alliés pour vous aider à travailler plus efficacement… à condition de choisir le bon outil ! Comment faire votre choix parmi toutes les solutions disponibles sur le marché ? Quelles fonctionnalités privilégier pour optimiser le suivi de vos projets ? Voici 5 conseils pour vous guider dans votre prise de décision. 

Conseil n°1 : identifiez vos besoins

Avant de vous lancer dans la sélection de votre logiciel de gestion et de suivi de chantier, prenez le temps d’analyser vos besoins. Pour vous aider à les identifier, voici une liste des questions à vous poser.

Quelles sont la taille de votre entreprise et l’envergure de vos projets ?

L’envergure de vos projets de construction doit être prise en compte dans votre choix de logiciel de suivi de chantier. Une entreprise du BTP gérant 2 ou 3 chantiers à la fois n’aura pas les mêmes exigences qu’un groupe de construction pilotant simultanément plusieurs dizaines de projets. 

Anticipez également votre croissance : si vous avez l’intention de développer votre entreprise, vous aurez besoin d’une solution évolutive.

Quels sont le nombre et le profil des utilisateurs ?

Conducteur de travaux, chef de chantier, ouvrier, responsable d’exploitation, responsable études, … chacun a des besoins spécifiques sur un chantier. Le profil des intervenants avec lesquels vous travaillez doit donc être pris en compte dans le choix de votre solution de suivi de chantier. 

La taille de votre équipe détermine aussi le nombre d’accès simultanés nécessaires, afin de garantir une communication fluide sur le terrain.

Quelles sont vos contraintes techniques ?

En fonction des équipements mobiles et des systèmes d’exploitation que vous utilisez, mais aussi de la qualité de la connexion internet sur vos chantiers, vos contraintes techniques ne seront pas les mêmes. L’analyse de l’environnement technique de votre entreprise est essentielle pour garantir le bon fonctionnement du logiciel de gestion et suivi de chantier.

Quel est votre budget ?

Définissez votre budget en veillant à tenir compte de tous les coûts du projet logiciel (licences, maintenance, formation, personnalisation, etc.) et évaluez le retour sur investissement attendu.

Conseil n°2 : déterminez des critères de sélection

Pour faire le bon choix parmi les nombreuses solutions de gestion et suivi de chantier disponibles sur le marché du BTP, établissez une liste de critères qui vous aideront à comparer les différents logiciels. En voici quelques-uns.

La facilité d’utilisation

La simplicité d’utilisation du logiciel de gestion et suivi de chantier est essentielle pour une adoption rapide par vos équipes. Privilégiez les solutions offrant une interface intuitive, des menus clairs et une navigation fluide. Plus la prise en main est simple, plus la productivité est améliorée et le retour sur investissement rapide.

L’accès sur mobile

Pour pouvoir être utilisé sur vos chantiers depuis un smartphone ou une tablette, le logiciel de gestion choisi doit bénéficier d’une application mobile. 

Évaluez la possibilité de travailler hors ligne, au cas où la connexion internet serait limitée, et de synchroniser automatiquement des données.

La compatibilité avec les outils déjà en place

Pour que le logiciel choisi vous fasse gagner un maximum de temps sur la gestion et le suivi de vos chantiers, veillez à ce qu’il puisse communiquer avec vos outils existants (logiciel de planification ou de facturation, suite bureautique, etc.). 

Vérifiez notamment les possibilités d’import et d’export de données ainsi que les connecteurs disponibles.

La qualité de l’accompagnement et du support

Au-delà du logiciel en lui-même, l’accompagnement proposé par l’éditeur est un critère essentiel à prendre en compte. 

Renseignez-vous sur les services proposés (formation et suivi des équipes, assistance téléphonique en cas de problème, etc.) et sur la réactivité du support technique.

Le rapport qualité prix

Évaluez le rapport qualité prix en prenant en compte l’offre globale : fonctionnalités proposées, qualité du support, fréquence des mises à jour, etc. 

Une solution plus chère peut parfois s’avérer plus rentable si elle répond parfaitement à vos besoins et améliore votre productivité.

Conseil n°3 : identifiez les fonctionnalités indispensables

Une solution performante doit couvrir vos besoins sans rajouter de complexité aux processus. Focus sur les fonctionnalités incontournables pour optimiser le suivi de chantier.

La gestion administrative

L’outil choisi doit vous permettre de gagner du temps sur le suivi des tâches administratives : gestion des devis et factures, suivi des commandes et livraisons, etc. En optant pour un logiciel permettant la gestion électronique de documents, vous accédez à l’ensemble de vos documents sur un serveur unique et pouvez automatiser leur traitement.

La planification

Un outil de planification interactif et collaboratif est indispensable pour optimiser le suivi du projet. Recherchez en particulier des fonctionnalités d’alerte de retards et de gestion des dépendances entre tâches. Concrètement, lorsque vous décalez la date de l’une des étapes du projet, le logiciel doit automatiquement ajuster les dates des travaux qui en dépendent.

Le suivi des ressources humaines et matérielles

Pour une gestion efficace de vos chantiers, le suivi des équipes et du parc matériel doivent être optimisés. Le logiciel choisi doit permettre d’affecter facilement les ressources, de gérer les plannings d’intervention sur le chantier et d’optimiser le suivi et l’état des équipements.

Le suivi en temps réel

Les fonctionnalités de suivi en temps réel sont essentielles : photos géolocalisées des travaux, suivi et pointage des équipes, saisie du matériel utilisé, etc. 

Les informations clés doivent être instantanément communiquées, avec des indicateurs clairs sur l’avancement et la rentabilité du chantier.

La communication entre les équipes

Une communication fluide sur le chantier est essentielle pour éviter les erreurs, les problèmes techniques et les accidents. 

L’utilisation d’une messagerie instantanée permet de garantir un suivi optimal du projet : les informations sont transmises aux bons interlocuteurs au bon moment et les échanges sont centralisés et tracés.  

La gestion intégrée

Une plateforme tout-en-un permet de centraliser l’ensemble des informations (documents, plannings, devis, factures, etc.) en un point unique. Plus besoin de jongler entre différents logiciels de suivi de chantier : les fonctionnalités clés sont réunies en un seul et même outil. 

Résultat : la collaboration entre les équipes est plus fluide et les risques d’erreurs sont réduits.

Conseil n°4 : comparez les solutions disponibles sur le marché

Les solutions de gestion et suivi de chantier sont nombreuses sur le marché du BTP. On vous explique comment procéder pour les comparer efficacement et trouver le logiciel le plus adapté à vos besoins.

Analysez les offres des leaders du marché

Identifiez les éditeurs leaders sur le marché et évaluez leurs solutions selon vos priorités définies précédemment : ergonomie, accès mobile, support technique et fonctionnalités clés. Cette première analyse permet d’écarter les solutions inadaptées.

Sollicitez une démonstration du logiciel

Une démo personnalisée permet d’évaluer concrètement l’outil. Préparez vos scénarios d’utilisation concrets : création d’un devis, suivi d’avancement du chantier, suivi des ressources humaines et matérielles, etc. C’est également l’occasion de poser des questions techniques et de tester l’expertise et la réactivité de l’éditeur.

Consultez des avis d’utilisateurs

Les retours d’expérience d’autres entreprises sont précieux. Fiez-vous aux avis détaillés qui mentionnent le contexte d’utilisation et dressent un état des lieux des points forts et des limites rencontrées. Les forums de professionnels du BTP peuvent être une source d’informations intéressante.

Synthétisez les informations collectées

Une fois votre analyse terminée, créez une grille comparative des différentes solutions analysées. Pour chaque critère évalué, attribuez une note de 1 à 5. Cette vue d’ensemble vous fera gagner du temps et facilitera la prise de décision.

Conseil n°5 : mettez en place une phase de test du logiciel

La phase de test est une étape cruciale dans le plan d’intégration du logiciel. Organisez-la rigoureusement pour évaluer le logiciel en conditions réelles.

Définissez les scénarios de test

Dressez la liste des cas d’usage auxquels vous êtes le plus souvent confronté au quotidien : suivi d’avancement du projet, suivi des équipes sur le chantier, gestion administrative, etc. Créez des scénarios qui se rapprochent le plus de votre activité réelle pour une évaluation pertinente.

Établissez un planning

Prévoyez 2 à 3 semaines de test pour une évaluation objective de la solution. Planifiez des points réguliers pour identifier les problèmes éventuels. Cette période doit permettre de tester l’ensemble des fonctionnalités clés.

Impliquez vos équipes

Le succès de l’intégration du logiciel de suivi de chantier dépend de l’adhésion de vos équipes. Intégrez les futurs utilisateurs dès la phase de test : leur retour terrain est précieux pour valider l’adéquation de l’outil avec leurs besoins.

Évaluez les résultats obtenus et validez votre choix

Mesurez les résultats du test (gain de temps, augmentation de la productivité, réduction des erreurs sur le chantier, satisfaction des équipes, etc.) et partagez vos conclusions avec l’éditeur. Insistez sur les différents points d’amélioration avant l’engagement final.

L’intégration d’un logiciel de gestion et de suivi de chantier est un investissement stratégique pour une entreprise du bâtiment. Prenez le temps d’analyser vos besoins, de comparer les solutions proposées sur le marché et de tester l’outil en conditions réelles avant de prendre votre décision. N’hésitez pas à procéder méthodiquement et à impliquer vos équipes pour maximiser la réussite du déploiement de la solution choisie. Nos experts sont disponibles pour vous aider à trouver le logiciel de suivi de chantier le plus adapté à vos besoins !