[INTERVIEW]- Le Holloco et Open Pro

Structure familiale depuis sa création en 1925, la société Le Holloco constitue, pour les professionnels comme les particuliers d’Île-de-France et de l’Oise, un partenaire multi généraliste, du gros œuvre au carrelage. Son activité de négoce existe depuis 58 ans et référence plus de 500 000 articles : matériaux, outillage, produits de chauffage et de sanitaires, plomberie, couverture… Ce sont 80 collaborateurs qui travaillent chaque jour sur les 3 sites de l’entreprise et réalisent un chiffre d’affaires de près de 30 millions d’euros.

Il y a 3 ans, la société Le Holloco choisissait le logiciel de gestion Open Pro et l’éditeur Orisha Construction (ex-DL Négoce) pour faire évoluer son système d’information. Aurélien Le Holloco, dirigeant de l’entreprise éponyme, nous parle des enjeux de cette transition et de la mise en place du logiciel au sein des équipes.

Qu’est-ce qui a motivé votre recherche d’une nouvelle solution logicielle ?

Notre ancienne solution Winn’Mat, développée par DL Négoce (aujourd’hui Orisha Construction), était en fin de vie, avec l’arrêt de sa maintenance il y a quelques années. Malgré ses avantages, comme sa rapidité d’utilisation au comptoir et sa robustesse sans faille, elle était technologiquement obsolète et ne répondait plus aux besoins d’évolution de l’entreprise. 

Notre objectif principal était donc d’aller vers une nouvelle solution moderne et pérenne, capable de s’adapter à nos besoins métier ainsi qu’aux évolutions technologiques et réglementaires. Nous ne voulions rien perdre de la fluidité d’utilisation à laquelle nous sommes habitués, notamment pour servir nos clients au comptoir. 

L’autre enjeu résidait dans la capacité de gérer efficacement les imports et exports de données sans devoir recourir à un logiciel intermédiaire, une fonctionnalité qui faisait défaut dans l’ancien système. 

Dernier objectif, non des moindres : pouvoir envisager l’intégration et la gestion d’une plateforme e-commerce dans un avenir très proche.

Pourquoi avoir choisi Open Pro et noué un partenariat avec Orisha Construction ?

En 2015, nous avions été approchés par un autre éditeur mais le projet n’a jamais abouti, la solution ne répondait pas à nos besoins.

Le rapprochement avec Orisha Construction s’est donc fait naturellement : les équipes qui avaient développé Winn’Mat travaillaient en étroite collaboration avec celles chargées de développer le logiciel Open Pro. 

Le fait que les deux produits soient issus d’une même expertise nous a rassuré sur le fait que la nouvelle solution répondrait à nos besoins spécifiques. De la même façon, la transition se ferait plus simplement dans la mesure où le prestataire nous connaissait déjà.

La conduite du changement représente souvent un frein à l’adoption d’une nouvelle solution. Comment s’est passée la transition chez Le Holloco ?

Comme pour tout projet de transformation digitale, ce qui fait la réussite, c’est aussi l’humain. Des groupes de travail ont été mis en place au sein de l’entreprise, avec des key users sur des postes stratégiques, avec des relais au sein de chaque agence pour transmettre auprès des collaborateurs.

Deux éléments ont fait le succès du projet : la relation constante avec les chefs de projet Orisha Construction, et l’efficacité avec laquelle nos demandes étaient prises en charge. 

Quelles sont les fonctionnalités indispensables à leur quotidien  ?

Il y en a deux d’après moi. La première, c’est la mise en place de la signature électronique au comptoir. Cela fonctionne très bien et permet un archivage simple des dossiers : on retrouve des bons de livraison signés en 1 clic, ce qui fait gagner beaucoup de temps.

La seconde, c’est le contrôle des factures en fin de mois qui nous permet d’analyser beaucoup de choses avant l’envoi. Des marges très basses, des prix différents pratiqués pour un même client durant le même mois, des bons supprimés, des avoirs sans facturation… Aujourd’hui, on ne peut plus s’en passer.

Quel est l’impact sur l’activité depuis l’installation d’Open Pro ?

Les résultats sont là. D’abord, on observe un gain de temps considérable grâce à la signature au comptoir et, plus généralement, à la dématérialisation des factures. Entre le contrôle des documents, la mise sous plis, l’envoi des factures… Ce qui prenait 3 à 4 jours pour 2 personnes avant, prend aujourd’hui ½ journée pour 1 personne.

On constate aussi une hausse de la satisfaction client. Une erreur de facturation pouvait engendrer une perte de temps et des désagréments, à commencer par des retards de règlements de notre côté. Aujourd’hui, le contrôle de fin de mois permet d’anticiper tout cela et d’éviter que le client envoie un mail, passe au comptoir, demande un avoir, tout en bloquant la facture.

Quels conseils donneriez-vous à un confrère qui souhaite changer de logiciel de gestion ?

Mon premier conseil, c’est de bien organiser les choses du point de vue humain. Il faut former un groupe de travail en interne qui sera le référent lors du changement d’ERP. Surtout, c’est l’accompagnement qui fait la différence : vous devez vous reposer sur des personnes disponibles côté prestataire et une bonne communication entre vous.

Deuxième recommandation : travailler sur les bases de données. Les mises à jour manuelles sont fastidieuses lors de la phase préparatoire. Mais le temps perdu en amont sur l’épuration des données (clients, articles, fournisseurs…), c’est la garantie d’une migration réussie et d’un gain en performance en aval.

Mon dernier conseil, c’est d’établir un cahier des charges avant de choisir son ERP, qui reprend vos besoins métiers et logiciels, ainsi que les fonctionnalités essentielles dont vous devez disposer au démarrage.

Aurélien LE HOLLOCO

Directeur général de la société LE HOLLOCO